Pokud jste si přečetli dva nebo tři články o produktivních hackech, víte, že nekontrolovat si e-maily hned po ránu je prioritou. Tvrdá realita je, že mnoho lidí tak činí často. Průzkum mezi 1000 Američany ukázal, že 55 % lidí kontroluje svůj e-mail méně než hodinu po probuzení .
Bohužel, kontrola e-mailu není módou nebo metodou prokrastinace; je to pro většinu z nás nutnost. Nicméně trávit méně času kontrolou e-mailu je skutečně dosažitelná a užitečná věc.
Zdaleka nejsem příkladem, ale zkrátil jsem čas, který strávím kontrolou e-mailu, pomocí softwaru pro sledování času RescueTime . (Není zde žádný přidružený odkaz!) Nenastavil jsem, kolik času mám věnovat kontrole e-mailů, ale denně analyzuji svou pracovní dobu a koreluji čas strávený a naléhavost odpovědí na e-maily. Není to přesná metoda, ale na mě funguje.
Tipy, jak využít Gmail na maximum
Zkrácení času, který strávíme kontrolou e-mailů, může být funkčním řešením, ale nejvyšší prioritou je zlepšení způsobu, jakým e-mail používáme. Gmail používá hodně lidí, proto jsem se zaměřil na skvělé tipy, jak Gmail využít na maximum. Jedná se o jednoduché tipy k implementaci, které vám pomohou být produktivnější.
Odhlaste se ze všech ostatních zařízení
Gmail vám umožňuje odhlásit se ze všech ostatních zařízení pouhými dvěma kliknutími. Je to užitečné, když pracujete na sdílených počítačích nebo z bezpečnostních důvodů. Přejděte k počítači, přihlaste se ke svému účtu Gmail a přejděte dolů. Klikněte na Podrobnosti pod Poslední aktivitou účtu . Otevře se nová webová stránka. Klikněte na Odhlásit se ze všech ostatních webových relací Gmailu .
Nastavení předpřipravených odpovědí
Tato funkce funguje skvěle pro ty, kteří posílají stejné nebo podobné zprávy různým lidem. Stačí nastavit několik předem připravených odpovědí a ušetříte drahocenný čas. Jak na to:
- Přejděte do Nastavení > Upřesnit a povolte Šablony .
- Dále vytvořte e-mail, klikněte na Další možnosti a poté na Šablony a uložte jej jako šablonu.
- Pokud chcete použít novou předpřipravenou odpověď, napište e-mail, přejděte na Další možnosti a poté na Šablony a vyberte potřebnou šablonu.
Přístup k Gmailu offline
Pokud používáte Google Chrome, můžete k Gmailu přistupovat offline. Přejděte do Nastavení > Offline a zaškrtněte políčko vedle položky Povolit offline poštu . E-maily k odeslání jsou uloženy ve speciální složce Pošta k odeslání a jsou doručeny, jakmile se připojíte online.
Nastavte personalizovaný podpis
Personalizovaný podpis není specifický pro Gmail, ale Gmail zaujme svou snadnou implementací. Přejděte do Nastavení > Podpis a napište svůj osobní podpis pro každou e-mailovou adresu, kterou používáte. Ano, nastavení je tak jednoduché!
Není to studie podložená daty, ale všiml jsem si, že mnoho lidí nepoužívá personalizovaný podpis. Není to chyba, ale proč ztrácet šanci uvést své obchodní jméno před diváky e-mailu?
Používejte chytré psaní a chytré odpovědi
Tyto dvě funkce jsou ve fázi dětství a je zde spousta prostoru pro růst. Obě funkce spoléhají na umělou inteligenci, takže v budoucnu očekávejte efektivnější výsledky.
Chytré psaní nabízí návrhy při psaní e-mailů. Ve svých e-mailech jsem například často používal výraz „dejte mi vědět svůj názor“. Nyní stačí napsat „let“ a inteligentní psaní zapíše zbytek výrazu.
Chytré odpovědi výrazně vzrostly – tvoří asi 12 % odpovědí v Inboxu na mobilu . Chytrá odpověď navrhuje odpovědi na e-maily, které obdržíte. Předpřipravené zprávy jsou krátké a jasné, takže je používejte sebevědomě!
Zrušit odeslání e-mailu
Zrušení odeslání e-mailu je zřídka používaná možnost, ale může vás zachránit před trapnými situacemi. Kdykoli odešlete e-mail nežádoucímu příjemci, máte několik sekund na to, abyste stiskli kouzelné Unsend . Povolte tuto možnost v Nastavení > Obecné > Vrátit zpět odeslání .
Naplánujte si e-mail
E-mail je nenápadný komunikační kanál – příjemce přistupuje ke svému e-mailovému účtu svým vlastním tempem, takže odesílatel může odeslat zprávu, co chce. V tom je krása e-mailu! Někdy je však potřeba odeslat e-mail v konkrétní čas nebo datum. Gmail vám opět pomůže. Možnost plánu je v tomto případě zlatá.
Použijte důvěrný režim
Gmail je spolehlivé řešení i pro sdílení soukromých informací. Zabezpečte své soukromé zprávy pomocí důvěrného režimu Gmailu. Nastavte datum vypršení platnosti soukromých zpráv a heslo pro přístup k nim. Příjemce nemůže tyto zprávy kopírovat, stahovat, tisknout ani přeposílat.
Přidejte e-maily do Úkolů Google
Tato funkce zajímá každého, kdo je extrémně zaneprázdněn a používá Google Tasks. Gmail přidruží e-mail k úkolu, takže kdykoli konzultujete konkrétní úkol, zobrazí související zprávu. V jednoduché angličtině je váš seznam úkolů z Úkolů Google spojen s vaším účtem Gmail.
Přímo zrušit odběr
Mnoho odesílatelů newsletteru dělá nepříjemnou věc: ve spodní části e-mailu je tlačítko pro odhlášení sotva viditelné. Hledání tohoto tlačítka je nepříjemné a lidé, kteří se chtějí odhlásit, to často vzdávají. Gmail zjednodušuje proces odhlášení. Pouhými dvěma kliknutími se můžete odhlásit z odběru e-mailů, které vás již nezajímají. Otevřete e-mail a stiskněte Odhlásit na stejném řádku jako odesílatel. Potvrďte svou akci a právě jste se odhlásili!
Použijte vyhledávací operátory
Pro lidi s přeplněnými e-mailovými účty může být obtížné vyhledat konkrétní e-mail. Ušetřete čas používáním vyhledávacích operátorů (podívejte se na tento seznam vyhledávacích operátorů Gmailu ). Například použijte předmět:VašeKlíčové slovo k vyhledání e-mailů s klíčovým slovem v předmětu. Chcete se zbavit velkých příloh? Stačí zadat větší: DesiredSize, chcete-li najít e-maily s přílohami většími, než je vámi zadaná velikost.
Závěr
Doufám, že jste dříve neznali alespoň jeden nebo dva z výše uvedených nápadů a že vám mé návrhy pomohly získat z vašeho účtu Gmail více. Máte další tajný tip? Nebuďte sobec! Podělte se s námi o svůj malý tajný tip!
Zanechat odpověď