Jos olet lukenut kaksi tai kolme artikkelia, joissa käsitellään tuottavuuden hakkereita, tiedät, että tarkistaminen heti aamulla on ensisijaista. Karu todellisuus on, että monet ihmiset tekevät niin usein. 1000 amerikkalaisen kysely paljasti, että 55 % ihmisistä tarkistaa sähköpostinsa alle tunnin kuluttua heräämisestä .
Valitettavasti sähköpostin tarkistaminen ei ole muotia tai viivyttelytapaa. se on välttämättömyys useimmille meistä. Vähemmän ajan käyttäminen sähköpostin tarkistamiseen on kuitenkin todellakin saavutettavissa oleva ja hyödyllinen asia.
En ole ylivoimainen esimerkki, mutta olen vähentänyt sähköpostini tarkistamiseen kuluvaa aikaa käyttämällä ajanseurantaohjelmistoa, RescueTime . (Tässä ei ole affiliate-linkkiä!) En määrittänyt, kuinka paljon aikaa minun pitäisi käyttää sähköpostin tarkistamiseen, mutta analysoin päivittäin työaikani ja vertailen käytettyä aikaa ja sähköpostien vastausten kiireellisyyttä. Se ei ole tarkka menetelmä, mutta se toimii minulle.
Vinkkejä Gmailin hyödyntämiseen
Sähköpostin tarkistamiseen kuluvan ajan vähentäminen saattaa olla toimiva ratkaisu, mutta tärkeintä on parantaa sähköpostin käyttöä. Monet ihmiset käyttävät Gmailia, joten olen keskittynyt hienoihin vinkkeihin, joiden avulla saat Gmailista kaiken irti. Nämä ovat yksinkertaisia vinkkejä, jotka auttavat sinua olemaan tuottavampia.
Kirjaudu ulos kaikista muista laitteista
Gmailin avulla voit kirjautua ulos kaikista muista laitteista vain kahdella napsautuksella. Siitä on hyötyä, kun työskentelet jaetuilla tietokoneilla tai turvallisuussyistä. Siirry tietokoneellesi, kirjaudu sisään Gmail-tilillesi ja vieritä alas. Napsauta Tiedot alla Viimeisin toiminta tilillä . Se avaa uuden web-sivun. Napsauta Kirjaudu ulos kaikista muista Gmail-verkkoistunnoista .
Määritä valmiit vastaukset
Tämä ominaisuus toimii hyvin niille, jotka lähettävät samoja tai samankaltaisia viestejä eri ihmisille. Määritä vain muutamia valmiita vastauksia, niin säästät arvokasta aikaa. Voit tehdä sen seuraavasti:
- Siirry kohtaan Asetukset > Lisäasetukset ja ota mallit .
- Kirjoita seuraavaksi sähköpostisi, napsauta Lisää vaihtoehtoja ja sitten Mallit ja tallenna se mallina.
- Jos haluat käyttää uutta valmiista vastausta, kirjoita sähköposti, siirry kohtaan Lisää vaihtoehtoja ja sitten Mallit ja valitse tarvittava malli.
Käytä Gmail Offlinea
Voit käyttää Gmailia offline-tilassa, jos käytät Google Chromea. Siirry kohtaan Asetukset > Offline Ota offline-posti käyttöön -kohdan vieressä oleva valintaruutu . Lähetettävät sähköpostit tallennetaan erityiseen Lähtevät-kansioon ja toimitetaan heti, kun siirryt verkkoon.
Aseta henkilökohtainen allekirjoitus
Henkilökohtainen allekirjoitus ei ole Gmail-kohtaista, mutta Gmail tekee vaikutuksen käyttöönoton helppoudella. Siirry kohtaan Asetukset > Allekirjoitus ja kirjoita henkilökohtainen allekirjoituksesi jokaiselle käyttämällesi sähköpostiosoitteelle. Kyllä, se on niin helppoa asentaa!
Se ei ole datapohjainen tutkimus, mutta huomasin, että monet ihmiset eivät käytä henkilökohtaista allekirjoitusta. Se ei ole virhe, mutta miksi menetä mahdollisuus laittaa yrityksesi nimi sähköpostin katsojien eteen?
Käytä älykästä kirjoittamista ja älykästä vastausta
Nämä kaksi ominaisuutta ovat lapsenkengissä, ja kasvuvaraa on runsaasti. Molemmat ominaisuudet perustuvat tekoälyyn, joten odota tehokkaampia tuloksia tulevaisuudessa.
Smart Compose tarjoaa ehdotuksia, kun kirjoitat sähköposteja. Olen esimerkiksi käyttänyt sähköposteissani usein ilmaisua "anna mielipiteesi". Nyt riittää, että kirjoitat "let", ja Smart Compose kirjoittaa loput lausekkeesta.
Älykäs vastaus on kasvanut merkittävästi – se muodostaa noin 12 % matkapuhelimen Inboxin vastauksista . Smart Reply ehdottaa vastauksia vastaanottamiisi sähköposteihin. Valmiit viestit ovat lyhyitä ja selkeitä, joten käytä niitä luottavaisin mielin!
Peruuta sähköpostin lähetys
Sähköpostin lähettämisen peruuttaminen on harvoin käytetty vaihtoehto, mutta se voi säästää sinut noloilta tilanteilta. Aina kun lähetät sähköpostin ei-toivotulle vastaanottajalle, sinulla on muutama sekunti aikaa painaa maagista Peruuta lähetys -painiketta. Ota tämä vaihtoehto käyttöön kohdassa Asetukset > Yleiset > Kumoa lähetys .
Varaa sähköposti
Sähköposti on huomaamaton viestintäkanava – vastaanottaja käyttää sähköpostitiliään omaan tahtiinsa, joten lähettäjä voi lähettää viestin mitä haluaa. Siinä on sähköpostin kauneus! Joskus sähköposti on kuitenkin lähetettävä tiettyyn aikaan tai päivämäärään. Gmail auttaa sinua jälleen kerran. Aikatauluvaihtoehto on tässä tapauksessa kultainen.
Käytä luottamuksellista tilaa
Gmail on luotettava ratkaisu myös yksityisten tietojen jakamiseen. Suojaa yksityisviestisi Gmailin luottamuksellisella tilassa. Aseta vanhenemispäivä yksityisviesteille ja salasana päästäksesi niihin käsiksi. Vastaanottaja ei voi kopioida, ladata, tulostaa tai lähettää edelleen näitä viestejä.
Lisää sähköpostit Google Tasksiin
Tämä ominaisuus kiinnostaa kaikkia, jotka ovat erittäin kiireisiä ja käyttävät Google Tasksia. Gmail yhdistää sähköpostin tehtävään, joten aina kun tarkastelet tiettyä tehtävää, se näyttää siihen liittyvän viestin. Selkeästi englanniksi Google-työlistasi tehtäväluettelo on liitetty Gmail-tiliisi.
Peruuta tilaus suoraan
Monet uutiskirjeen lähettäjät tekevät ärsyttävän asian: he tekevät tilauksen peruutuspainikkeen tuskin näkyvissä sähköpostin alareunassa. Tämän painikkeen etsiminen on ärsyttävää, ja ihmiset, jotka haluavat peruuttaa tilauksen, luovuttavat usein. Gmail virtaviivaistaa tilauksen peruutusprosessia. Vain kahdella napsautuksella voit peruuttaa sähköpostit, joista et ole enää kiinnostunut. Avaa sähköposti ja paina Peruuta tilaus -painiketta samalla rivillä kuin lähettäjä. Vahvista toimintasi, ja olet juuri peruuttanut tilauksen!
Käytä hakuoperaattoreita
Ihmisillä, joilla on tungosta sähköpostitilit, voi olla vaikeaa etsiä tiettyä sähköpostia. Säästä aikaa käyttämällä hakuoperaattoreita (tutustu tähän Gmail-hakuoperaattoreiden ). Käytä esimerkiksi aihe: YourKeyword etsiäksesi sähköposteja, joiden aiherivillä on avainsana. Haluatko päästä eroon suurista liitteistä? Kirjoita vain suurempi: DesiredSize löytääksesi sähköpostit, joissa on määrittämääsi kokoa suurempia liitteitä.
Johtopäätös
Toivon, että et tiennyt aiemmin vähintään yhtä tai kahta yllä olevista ideoista ja että ehdotukseni ovat auttaneet sinua saamaan enemmän irti Gmail-tilistäsi. Onko sinulla toinen salainen vinkki? Älä ole itsekäs! Jaa pieni salainen vinkkisi kanssamme!
Jätä vastaus