Jak zabránit tomu, aby vaše e-maily skončily ve spamu

Poslali jste důležitý e-mail klientovi nebo dodavateli, ale neozvali jste se? Váš e-mail mohl skončit ve složce Spam příjemce. Váš základní e-mail je ztracen mezi stovkami spamových zpráv.

Doručitelnost e-mailů není precizní věda, která může odesílatele všeho druhu dráždit. Z různých důvodů, jako je stav vašeho ověření nebo pověst vašeho e-mailového serveru, můžete neúmyslně skončit ve složce se spamem.

Všichni jsme byli v této situaci a víme, jak frustrující to může být. Pomocí několika jednoduchých kroků však můžete zabránit tomu, aby vaše e-maily skončily ve spamu, a zajistit, aby se vaše zprávy dostaly do doručené pošty příjemce.

Abychom problém vyřešili, musíme jej nejprve správně definovat, a v tomto případě to znamená pochopit, proč jsou určité e-maily označeny jako spam.

Proč e-maily končí ve spamu?

Většina e-mailových služeb používá automatické filtry k oddělení legitimních e-mailů od spamu. Tyto filtry analyzují různé aspekty e-mailu, jako je obsah, předmět, odesílatel a další.

Kvůli nárůstu spamu se filtry poštovních serverů velmi zpřísnily a každý vlastník domény by měl spravovat reputaci své domény, aby zajistil, že e-maily odeslané z této domény dorazí do schránky příjemce.

Poštovní servery mohou klasifikovat e-maily jako spam kvůli několika prvkům:

• nedostatek autorizací a validací (SPF, DKIM, DMARC)
•  hromadná pošta
•  Na základě obsahu nebo preferencí příjemců, pokud e-maily nejsou opakovaně čteny, jsou smazány bez přečtení nebo jsou označeny jako spam, e-mailové servery se tyto preference naučí a začnou je filtrovat jako spam.

Gmail i Yahoo již v říjnu 2023 oznámily, že od února 2024 dále zvýší přísnost svých filtrů, což ovlivní všechny e-maily zasílané na adresy patřící Gmailu a Yahoo.

• Oznámení Gmailu
• Oznámení Yahoo

Věci, které byly dosud považovány pouze za osvědčené postupy, se nyní stanou povinnými, aby bylo zajištěno, že e-maily, které odesíláme, neskončí ve spamu. Jedná se o:

1. E-mailová autentizace pomocí DKIM, SPF a DMARC.
2.  Snížení spamu a udržení míry stížností na spam pod 0,3 %.
3.  Umožněte lidem odhlásit odběr kliknutím na jediný odkaz a respektujte odhlášení do dvou dnů.
4.  Shoda s RFC 5322, záznamy PTR, rDNS
5.  Ujistěte se, že IP adresy vašeho odesílajícího serveru mají platné reverzní záznamy DNS.
6.  Pro přenos e-mailů použijte připojení TLS.

Jak zabráníte tomu, aby byly vaše e-maily označeny jako spam?

Nejdůležitější věcí, kterou musíte udělat, je ujistit se, že všechny e-maily odeslané jménem vaší domény jsou odesílány s ověřením platnými zdroji oprávněnými odesílat e-maily jménem domény.

Můžete začít tím, že určíte, kdo posílá poštu jménem domény. Příklady zdrojů, které odesílají e-maily:

• vy a vaši kolegové prostřednictvím poštovních klientů na počítačích nebo telefonech (Outlook, Apple Mail atd.)
•  vaše webové stránky
•  aplikace pro správu zákazníků (CRM).
•  službu, která zasílá newslettery
•  atd.

1. Identifikace zdrojů

Podle definice jsou e-maily odeslané prostřednictvím poštovních klientů odesílány s ověřením; při konfiguraci poštovního klienta zadáváte správné údaje, jako je e-mailová adresa, heslo, server příchozí/odchozí pošty, porty atd. Tyto e-maily jsou odesílány přes poštovní server, který vám nabízí hosting.

E-maily odeslané z webů WordPress

Některé weby odesílají e-maily, když někdo zanechá na blogu komentář.

Jiné, jako jsou internetové obchody, také odesílají transakční e-maily: oznámení o objednávkách, oznámení o doručení, faktury atd. Tyto e-maily jsou klíčové a měly by se dostat do schránky příjemce.

Ve výchozím nastavení WordPress odesílá e-maily prostřednictvím funkce PHP. Může to fungovat bez problémů, zvláště když je hosting e-mailů na stejném serveru jako hosting webových stránek. Metoda by však mohla být lepší, protože odesílání probíhá bez ověřování. Šance, že skončí ve spamu, je tedy vysoká.

Nejlepším doporučením je používat plugin WordPress k odesílání e-mailů prostřednictvím ověřování SMTP.

Používáme FluentSMTP WordPress, abychom přinutili WordPress neposílat e-maily standardní metodou (wp_mail), ale prostřednictvím ověřování SMTP. Jedná se o profesionálnější metodu, která zajišťuje lepší rychlost doručení.

Plugin lze nakonfigurovat pro odesílání prostřednictvím poštovního serveru domény nebo specializovaných služeb, jako jsou Sendgrid, Brevo, Amazon SES, SMTP.com, Mailgun, Postmark atd.

Aplikace Customer Relationship Management (CRM).

Pomocí takové platformy můžete posílat e-maily svým zákazníkům.

Naše platforma například odesílá e-maily s fakturami, oznámeními o platbách a odpověďmi na lístky podpory. E-maily odeslané prostřednictvím této aplikace jsou tedy životně důležité a neměly by být odesílány standardní metodou PHP bez ověření.

Většina platforem má integrované možnosti pro nastavení serveru SMTP, přes který se budou odesílat e-maily, stejně jako je to nastaveno ve WordPressu prostřednictvím modulu uvedeného výše.

Tyto e-maily zasíláme například prostřednictvím specializované služby – poštovní razítko .

Mezi službami, které jsme testovali, byly Mandrill od Mailchimp, Amazon SES, Google, náš e-mailový server, Sendgrid, Mailgun, Sendinblue a Postmark. Poštovní razítko je nejdražší (1,25 $ za 1 000 e-mailů), ale je to nejlepší kvalita s nejvyšší rychlostí doručení doručené pošty.

Služba zasílání newsletterů

Pokud používáte službu newsletterů, jako je Mailchimp, její servery budou posílat e-maily vaším jménem (vaší domény) a budou potřebovat autorizaci.

Zdroje, které odesílají e-maily, jsou autorizovány implementací nezbytných záznamů DNS pro ověření.

2. Autorizace zdrojů

Po určení platných zdrojů, přes které posíláme e-maily, je druhým krokem autorizace těchto zdrojů, aby spamové filtry poštovních serverů příjemců věděly, že e-maily skutečně posíláme naším jménem.

Co zde můžeme udělat, je implementovat potřebné záznamy DNS pro zdroj e-mailů, které mají být autorizovány (SPF, DKIM, DMARC).

SPF (Sender Policy Framework)

SPF umožňuje přijímajícímu e-mailovému serveru ověřit během doručování e-mailu, že e-mail, který má být z určité domény, je odeslán serverem autorizovaným administrátory této domény.

 Wikipedie

Položka DNS Sender Policy Framework (SPF) je seznam serverů (nebo IP adres) oprávněných odesílat poštu jménem naší domény.

Váš TXT záznam může vypadat takto:

v=spf1 include:relay.whmpanels.com -all

Ve výchozím nastavení je oprávněn odesílat poštu jménem vaší domény pouze jeden zdroj: servery Simplenet (relay.whmpanels.com).

Pokud chcete přidat další zdroje, jako je Postmark a Mailchimp, můžete upravit položky DNS v sekci Zone Editor cPanelu.

Můžete například přidat další dva zdroje oprávněné odesílat e-maily jménem vaší domény:

v=spf1 include:relay.whmpanels.com include:spf.mtasv.net include:servers.mcsv.net -all

Nyní existují tři autorizované zdroje:

• Servery Simplenet (relay.whmpanels.com)
• Servery poštovních razítek (spf.mtasv.net)
• Servery Mailchimp (servers.mcsv.net)

Tyto záznamy vám zpřístupní každý poskytovatel a musíte je přidat.

DomainKeys Identified Mail (DKIM)

DKIM umožňuje příjemci ověřit, že e-mail, který předstírá, že pochází z konkrétní domény, byl autorizován vlastníkem této domény. Na každou e-mailovou zprávu aplikuje digitální podpis spojený s názvem domény.

 Wikipedie

DKIM je digitální podpis používaný k odesílání pošty na server. Obvykle se jedná o záznam TXT DNS s názvem default._domainkey a hodnotou jako:

v=DKIM1; k=rsa;p=MIGfMA0GCSqasdkjagdiuagfA4GNADCBiQKBgQCjpd9u4vATaUFwhHVCVuNKNDDKAunbKWSnSTwVNiYjakjah kkUkeMpVqvR7Z2jzNBW1aOf1vxuW+FL4N2+PZNA6Vzk5I3sfsdfsdfmnANSashfayWoOurWm0nvYJg755sQibyYrRB6v3 wuvxUNmsdfsdkfsdjASFnafAmSvmtSZwIDAQAB

Takový záznam již byl vygenerován cPanelem pro autorizaci serveru Simplenet. To by mělo zůstat stejné.

Pro autorizaci jiných zdrojů je nutné přidat samostatné položky TXT. Specializované e-mailové služby, jako je Postmark nebo Mailchimp, v našem příkladu, vám poskytnou tyto TXT položky k přidání.

Jiné služby používají jiné metody; například Amazon SES bude vyžadovat, abyste přidali 3 záznamy CNAME pro ověření DKIM. Každá služba má dokumentaci a pokyny k implementaci; pokud je budete pečlivě sledovat, můžete tyto zdroje rychle ověřit.

Ověřování zpráv, hlášení a shoda na doméně (DMARC)

DMARC je protokol pro ověřování e-mailů, zásady a hlášení. Spoléhá na protokoly SPF a DKIM, přidává odkazy na název domény autora („Od:“), publikuje zásady pro řešení selhání autentizace příjemce a hlášení od příjemců odesílatelům s cílem zlepšit a monitorovat ochranu domény proti podvodným e-mailům.

 dmarc.org

DMARC není standardně implementován na žádných e-mailových serverech; musí jej implementovat každý vlastník webu pro svou doménu.

Vlastník domény je odpovědný za správu svých zdrojů, oprávnění a zásad ověřování nebo odmítání zdrojů.

Pomocí hostingu DNS společnosti Cloudflare můžete prostřednictvím nich implementovat DMARC jediným kliknutím. Najdete ho v sekci Email > Správa DMARC. Tím přidáte položku DNS, kterou potřebujete pro DMARC.

Další nástroj, který také používáme, najdete zde – https://dmarc.postmarkapp.com

Tato služba poskytovaná společností Postmark generuje záznam DNS TXT, který musíte přidat do svých zón DNS. Vypadá to nějak takto:

v=DMARCI; p=žádný; pct=100; rua=mailto:jmeno@domena.com; sp=žádný; aspf=r;

Hodnoty v DMARC lze změnit:

• p=none lze nastavit jako p=karanténa nebo p=odmítnout
•  pct=100 znamená, že bude filtrováno 100 % e-mailů; lze ji nastavit na nižší hodnotu
•  rua=mailto:name@domain.com se změní s vaší e-mailovou adresou, na kterou chcete dostávat zprávy

Každý měsíc budete dostávat přehledy s e-maily odeslanými během minulého týdne jménem vaší domény a se zdroji, které odesílají e-maily jménem vaší domény.

Přehledy z výše uvedené služby vám pomohou identifikovat zdroje (kdo odesílá e-maily jménem vaší domény) a blokovat neplatné zdroje.

DMARC rozšiřuje dva mechanismy (SPF a DKIM), aby vám umožnil spravovat reputaci vaší domény.

Například po implementaci DMARC pro simplenet.io jsme ve zprávách viděli, že několik stovek e-mailů bylo odesíláno jménem simplenet.io z IP adres v Rusku, Číně nebo Vietnamu, bez spojení s e-maily, které jsme odeslali.

Změnil jsem záznam DNS pro DMARC z p=none na p=reject, takže jsou povoleny pouze e-maily s SPF a DKIM.

3. Další osvědčené postupy

Výše popsané ověřovací protokoly (SPF, DKIM a DMARC) pomáhají potvrzovat pravost e-mailů odesílaných vaší doménou a výrazně snižují riziko označení jako spam.

Ale i když jsou všechny tyto implementace provedeny správně, mohou e-maily stále skončit ve spamu.

Pokud váš e-mail obsahuje specifické vlastnosti spojené se spamem nebo je odeslán z domény, o které je známo, že rozesílá spam, je velká šance, že bude automaticky označen jako spam.

Ujistěte se, že dodržujete tyto doporučené postupy:

1. Neposílejte nevyžádané e-maily
2.  Vyhněte se přepravcům
3.  Použijte relevantní a nespamový předmět: Vyhněte se přehnaným nebo poplašným tématům, která jsou často spojována se spamovými e-maily. Ujistěte se, že předmět odpovídá skutečnému obsahu e-mailu a není navržen tak, aby přitahoval pozornost.
4.  Optimalizujte obsah e-mailů: Vyhněte se nadměrnému používání klíčových slov nebo odkazů v e-mailech. Omezte používání obrázků a ujistěte se, že text je dobře strukturovaný a relevantní.
5.  Vyžadovat přihlášení a potvrzení: Pokud posíláte marketingové e-maily, ujistěte se, že se příjemci dobrovolně přihlásili k odběru vašich zpráv. Pošlete jim potvrzovací e-mail, abyste potvrdili jejich předplatné.
6.  Pravidelně aktualizujte svůj seznam odběratelů: Odstraňte neaktivní nebo neplatné e-mailové adresy ze seznamu odběratelů. Tímto způsobem budete udržovat čistý seznam příjemců.

Závěr

Odesílání e-mailů, které neskončí ve spamu, může být náročné a bohužel je stále v odpovědnosti vlastníků stránek/domén.

Tyto operace se však stávají zásadními, pokud podnikání vyžaduje intenzivní používání e-mailu. Dodržením těchto kroků a dodržováním osvědčených e-mailových postupů tedy můžete výrazně zvýšit šance na úspěšné doručení vašich zpráv do doručené pošty vašich příjemců.