Πώς να αποτρέψετε τα email σας από το να καταλήξουν σε spam

Έχετε στείλει ένα σημαντικό email σε έναν πελάτη ή προμηθευτή αλλά δεν έχετε λάβει νέα; Το email σας μπορεί να έχει καταλήξει στον φάκελο Spam του παραλήπτη. Το βασικό email σας χάνεται ανάμεσα σε εκατοντάδες ανεπιθύμητα μηνύματα.

Η δυνατότητα παράδοσης email δεν είναι μια ακριβής επιστήμη, η οποία μπορεί να ενοχλήσει τους αποστολείς κάθε είδους. Για διάφορους λόγους, όπως η κατάσταση ελέγχου ταυτότητας ή η φήμη του διακομιστή email σας, ενδέχεται να καταλήξετε ακούσια στον φάκελο ανεπιθύμητων μηνυμάτων.

Όλοι έχουμε βρεθεί σε αυτήν την κατάσταση και ξέρουμε πόσο απογοητευτικό μπορεί να είναι. Αλλά με μερικά απλά βήματα, μπορείτε να αποτρέψετε την κατάληξη των μηνυμάτων σας σε ανεπιθύμητα μηνύματα και να διασφαλίσετε ότι τα μηνύματά σας φτάνουν στα εισερχόμενα του παραλήπτη.

Για να λύσουμε ένα πρόβλημα, πρέπει πρώτα να ορίσουμε σωστά το πρόβλημα, και σε αυτήν την περίπτωση, αυτό σημαίνει να κατανοήσουμε γιατί ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επισημαίνονται ως ανεπιθύμητα.

Γιατί τα email καταλήγουν σε spam;

Οι περισσότερες υπηρεσίες email χρησιμοποιούν αυτόματα φίλτρα για να διαχωρίσουν τα νόμιμα email από τα ανεπιθύμητα. Αυτά τα φίλτρα αναλύουν διάφορες πτυχές ενός email, όπως περιεχόμενο, θέμα, αποστολέας και άλλα.

Λόγω της αύξησης των ανεπιθύμητων μηνυμάτων, τα φίλτρα διακομιστή αλληλογραφίας έχουν γίνει πολύ αυστηρά και κάθε κάτοχος τομέα θα πρέπει να διαχειρίζεται τη φήμη του τομέα του για να διασφαλίσει ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από αυτόν τον τομέα φτάνουν στα εισερχόμενα του παραλήπτη.

Οι διακομιστές αλληλογραφίας μπορούν να ταξινομήσουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως ανεπιθύμητα λόγω πολλών στοιχείων:

• έλλειψη εξουσιοδοτήσεων και επικυρώσεων (SPF, DKIM, DMARC)
•  μαζική αποστολή
•  Με βάση το περιεχόμενο ή τις προτιμήσεις των παραληπτών, εάν τα email δεν διαβάζονται επανειλημμένα, διαγράφονται χωρίς να διαβαστούν ή επισημαίνονται ως ανεπιθύμητα, οι διακομιστές email μαθαίνουν αυτές τις προτιμήσεις και αρχίζουν να τα φιλτράρουν ως ανεπιθύμητα.

Τόσο το Gmail όσο και η Yahoo ανακοίνωσαν ήδη από τον Οκτώβριο του 2023 ότι από τον Φεβρουάριο του 2024, θα αυξήσουν περαιτέρω την αυστηρότητα των φίλτρων τους, επηρεάζοντας όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται σε διευθύνσεις που ανήκουν στο Gmail και στο Yahoo.

• Ανακοίνωση Gmail
• Ανακοίνωση Yahoo

Πράγματα που μέχρι τώρα θεωρούνταν μόνο καλές πρακτικές θα γίνουν πλέον υποχρεωτικά για να διασφαλίσουμε ότι τα email που στέλνουμε δεν καταλήγουν σε ανεπιθύμητα μηνύματα. Αυτά είναι:

1. Έλεγχος ταυτότητας email με χρήση DKIM, SPF και DMARC.
2.  Μείωση των ανεπιθύμητων μηνυμάτων και διατήρηση του ποσοστού καταγγελιών ανεπιθύμητων μηνυμάτων κάτω από 0,3%.
3.  Επιτρέψτε στους χρήστες να διαγραφούν κάνοντας κλικ σε έναν μόνο σύνδεσμο και τιμήστε τις διαγραφές εντός δύο ημερών.
4.  Συμμόρφωση RFC 5322, εγγραφές PTR, rDNS
5.  Βεβαιωθείτε ότι οι διευθύνσεις IP του διακομιστή αποστολής σας έχουν έγκυρες αντίστροφες εγγραφές DNS.
6.  Χρησιμοποιήστε μια σύνδεση TLS για μετάδοση email.

Πώς αποτρέπετε την επισήμανση των email σας ως ανεπιθύμητων;

Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να βεβαιωθείτε ότι όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται για λογαριασμό του τομέα σας αποστέλλονται με έλεγχο ταυτότητας από έγκυρες πηγές εξουσιοδοτημένες να στέλνουν email εκ μέρους του τομέα.

Μπορείτε να ξεκινήσετε προσδιορίζοντας ποιος στέλνει αλληλογραφία για λογαριασμό του τομέα. Παραδείγματα πηγών που στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι:

• εσείς και οι συνάδελφοί σας μέσω προγραμμάτων-πελατών αλληλογραφίας σε υπολογιστές ή τηλέφωνα (Outlook, Apple Mail, κ.λπ.)
•  τον ιστότοπό σας
•  εφαρμογή διαχείρισης πελατών (CRM).
•  την υπηρεσία που στέλνει ενημερωτικά δελτία
•  και τα λοιπά.

1. Προσδιορισμός πηγών

Εξ ορισμού, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται μέσω προγραμμάτων-πελατών αλληλογραφίας αποστέλλονται με έλεγχο ταυτότητας. κατά τη διαμόρφωση του προγράμματος-πελάτη αλληλογραφίας, εισάγετε τα σωστά δεδομένα, όπως διεύθυνση email, κωδικό πρόσβασης, διακομιστή εισερχομένων/εξερχομένων, θύρες κ.λπ. Αυτά τα email αποστέλλονται μέσω του διακομιστή αλληλογραφίας που σας προσφέρει φιλοξενία.

Email που αποστέλλονται από ιστότοπους WordPress

Ορισμένοι ιστότοποι στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν κάποιος αφήνει ένα σχόλιο στο ιστολόγιο.

Άλλα, όπως τα ηλεκτρονικά καταστήματα, στέλνουν επίσης μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συναλλαγών: ειδοποιήσεις παραγγελιών, ειδοποιήσεις παράδοσης, τιμολόγια κ.λπ. Αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ζωτικής σημασίας και πρέπει να φτάνουν στα εισερχόμενα του παραλήπτη.

Από προεπιλογή, το WordPress στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω μιας συνάρτησης PHP. Μπορεί να λειτουργήσει χωρίς προβλήματα, ειδικά όταν η φιλοξενία email βρίσκεται στον ίδιο διακομιστή με τη φιλοξενία ιστότοπου. Ωστόσο, η μέθοδος θα μπορούσε να είναι καλύτερη επειδή η αποστολή γίνεται χωρίς έλεγχο ταυτότητας. Ως εκ τούτου, οι πιθανότητες να καταλήξει σε spam είναι μεγάλες.

Η σύσταση βέλτιστης πρακτικής είναι να χρησιμοποιήσετε μια προσθήκη WordPress για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω ελέγχου ταυτότητας SMTP.

Χρησιμοποιούμε την FluentSMTP WordPress για να αναγκάσουμε το WordPress να μην στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω της τυπικής μεθόδου (wp_mail) αλλά μέσω ελέγχου ταυτότητας SMTP. Αυτή είναι μια πιο επαγγελματική μέθοδος που εξασφαλίζει καλύτερο ρυθμό παράδοσης.

Το πρόσθετο μπορεί να ρυθμιστεί για αποστολή μέσω του διακομιστή αλληλογραφίας του τομέα ή εξειδικευμένων υπηρεσιών όπως Sendgrid, Brevo, Amazon SES, SMTP.com, Mailgun, Postmark κ.λπ.

Εφαρμογή Διαχείρισης Σχέσεων Πελατών (CRM).

Χρησιμοποιώντας μια τέτοια πλατφόρμα, μπορείτε να στείλετε email στους πελάτες σας.

Για παράδειγμα, η πλατφόρμα μας στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τιμολόγια, ειδοποιήσεις πληρωμής και απαντήσεις σε εισιτήρια υποστήριξης. Επομένως, τα email που αποστέλλονται μέσω αυτής της εφαρμογής είναι ζωτικής σημασίας και δεν πρέπει να αποστέλλονται μέσω της τυπικής μεθόδου PHP χωρίς έλεγχο ταυτότητας.

Οι περισσότερες πλατφόρμες έχουν ενσωματωμένες επιλογές για να ορίσετε έναν διακομιστή SMTP μέσω του οποίου θα στέλνονται μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως ακριβώς ορίζεται στο WordPress μέσω της ενότητας που παρουσιάστηκε παραπάνω.

Εμείς, για παράδειγμα, αποστέλλουμε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω μιας εξειδικευμένης υπηρεσίας – Postmark .

Μεταξύ των υπηρεσιών που δοκιμάσαμε ήταν η Mandrill από τις Mailchimp, Amazon SES, Google, τον διακομιστή email μας, Sendgrid, Mailgun, Sendinblue και Postmark. Η Postmark είναι η πιο ακριβή (1,25 $ ανά 1000 email), αλλά είναι η καλύτερη ποιότητα, με το υψηλότερο ποσοστό παράδοσης εισερχομένων.

Υπηρεσία αποστολής newsletter

Εάν χρησιμοποιείτε μια υπηρεσία ενημερωτικών δελτίων όπως το Mailchimp, οι διακομιστές της θα στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκ μέρους σας (του τομέα σας) και θα χρειάζονται εξουσιοδότηση.

Οι πηγές που στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξουσιοδοτούνται με την εφαρμογή των απαραίτητων καταχωρήσεων DNS για επικύρωση.

2. Εξουσιοδότηση πηγών

Αφού καθορίσετε τις έγκυρες πηγές μέσω των οποίων στέλνουμε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το δεύτερο βήμα είναι να εξουσιοδοτήσετε αυτές τις πηγές, ώστε τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας των διακομιστών αλληλογραφίας των παραληπτών να γνωρίζουν ότι πράγματι στέλνουμε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για λογαριασμό μας.

Αυτό που μπορούμε να κάνουμε εδώ είναι να εφαρμόσουμε τις απαραίτητες καταχωρήσεις DNS για την εξουσιοδότηση της πηγής των email (SPF, DKIM, DMARC).

SPF (Πλαίσιο πολιτικής αποστολέα)

Το SPF επιτρέπει στον διακομιστή email λήψης να επαληθεύει κατά την παράδοση email ότι ένα email που υποτίθεται ότι προέρχεται από έναν συγκεκριμένο τομέα αποστέλλεται από διακομιστή εξουσιοδοτημένο από τους διαχειριστές αυτού του τομέα.

 Βικιπαίδεια

Η καταχώρηση DNS του Πλαισίου Πολιτικής Αποστολέα (SPF) είναι μια λίστα διακομιστών (ή IP) που είναι εξουσιοδοτημένοι να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκ μέρους του τομέα μας.

Η καταχώρισή σας TXT μπορεί να μοιάζει με αυτό:

v=spf1 περιλαμβάνει:relay.whmpanels.com -όλα

Από προεπιλογή, μόνο μία πηγή είναι εξουσιοδοτημένη για αποστολή αλληλογραφίας για λογαριασμό του τομέα σας: οι διακομιστές Simplenet (relay.whmpanels.com).

Εάν θέλετε να προσθέσετε άλλες πηγές, όπως το Postmark και το Mailchimp, μπορείτε να επεξεργαστείτε τις εγγραφές DNS από την ενότητα Επεξεργαστής ζώνης του cPanel.

Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε δύο ακόμη πηγές εξουσιοδοτημένες για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκ μέρους του τομέα σας:

v=spf1 include:relay.whmpanels.com include:spf.mtasv.net include:servers.mcsv.net -all

Τώρα, υπάρχουν τρεις εξουσιοδοτημένες πηγές:

• Διακομιστές Simplenet (relay.whmpanels.com)
• Διακομιστές σφραγίδας ταχυδρομείου (spf.mtasv.net)
• Διακομιστές Mailchimp (servers.mcsv.net)

Αυτές οι καταχωρήσεις είναι διαθέσιμες σε εσάς από κάθε πάροχο και πρέπει να τις προσθέσετε.

Ταυτοποιημένη αλληλογραφία DomainKeys (DKIM)

Το DKIM επιτρέπει στον παραλήπτη να επαληθεύσει ότι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που υποτίθεται ότι προέρχεται από έναν συγκεκριμένο τομέα έχει εξουσιοδοτηθεί από τον κάτοχο αυτού του τομέα. Εφαρμόζει μια ψηφιακή υπογραφή που σχετίζεται με ένα όνομα τομέα σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

 Βικιπαίδεια

Το DKIM είναι μια ψηφιακή υπογραφή που χρησιμοποιείται για την αποστολή αλληλογραφίας στον διακομιστή. Αυτή είναι συνήθως μια καταχώρηση TXT DNS με το όνομα default._domainkey και μια τιμή όπως:

v=DKIM1; k=rsa;p=MIGfMA0GCSqasdkjagdiuagfA4GNADCBiQKBgQCjpd9u4vATaUFwhHVCVuNKNDDKAunbKWSnSTwVNiYjakjah kkUkeMpVqvR7Z2jzNBW1aOf1vxuW+FL4N2+PZNA6Vzk5I3sfsdfsdfmnANSashfayWoOurWm0nvYJg755sQibyYrRB6v3 wuvxUNmsdfsdkfsdjASFnafAmSvmtSZwIDAQAB

Μια τέτοια καταχώρηση έχει ήδη δημιουργηθεί από το cPanel για την εξουσιοδότηση του διακομιστή Simplenet. Αυτό θα πρέπει να παραμείνει το ίδιο.

Πρέπει να προστεθούν ξεχωριστές καταχωρήσεις TXT για να εξουσιοδοτηθούν άλλες πηγές. Εξειδικευμένες υπηρεσίες email, όπως το Postmark ή το Mailchimp, στο παράδειγμά μας, σας παρέχουν αυτές τις καταχωρήσεις TXT για προσθήκη.

Άλλες υπηρεσίες χρησιμοποιούν άλλες μεθόδους. για παράδειγμα, το Amazon SES θα σας ζητήσει να προσθέσετε 3 καταχωρίσεις CNAME για επικύρωση DKIM. Κάθε υπηρεσία έχει τεκμηρίωση και οδηγίες για την υλοποίηση. αν τις ακολουθήσετε προσεκτικά, μπορείτε γρήγορα να επικυρώσετε αυτές τις πηγές.

Έλεγχος ταυτότητας, αναφορά και συμμόρφωση μηνυμάτων βάσει τομέα (DMARC)

Το DMARC είναι ένα πρωτόκολλο ελέγχου ταυτότητας, πολιτικής και αναφοράς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Βασίζεται σε πρωτόκολλα SPF και DKIM, προσθέτοντας συνδέσμους στο όνομα τομέα του συντάκτη («Από:»), δημοσιευμένες πολιτικές για τον χειρισμό αποτυχιών ελέγχου ταυτότητας παραλήπτη και αναφορά από τους δέκτες στους αποστολείς για τη βελτίωση και την παρακολούθηση της προστασίας του τομέα από ηλεκτρονικά δόλια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

 dmarc.org

Το DMARC δεν εφαρμόζεται από προεπιλογή σε κανέναν διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. πρέπει να εφαρμοστεί από κάθε κάτοχο ιστότοπου για τον τομέα του.

Είναι ευθύνη του κατόχου του τομέα να διαχειρίζεται τις πηγές, τις εξουσιοδοτήσεις και τις πολιτικές επικύρωσης ή απόρριψης πηγής.

Χρησιμοποιώντας τη φιλοξενία DNS του Cloudflare, μπορείτε να εφαρμόσετε DMARC μέσω αυτών με ένα μόνο κλικ. Μπορείτε να το βρείτε στην ενότητα Email > Διαχείριση DMARC. Αυτό θα προσθέσει την καταχώρηση DNS που χρειάζεστε για το DMARC.

Ένα άλλο εργαλείο, το οποίο επίσης χρησιμοποιούμε, μπορείτε να βρείτε εδώ – https://dmarc.postmarkapp.com

Αυτή η υπηρεσία που παρέχεται από την Postmark δημιουργεί μια καταχώρηση DNS TXT που πρέπει να προσθέσετε στις ζώνες DNS σας. Μοιάζει κάπως έτσι:

v=DMARC1; p=κανένας; pct=100; rua=mailto:name@domain.com; sp=κανένας; aspf=r;

Οι τιμές στο DMARC μπορούν να αλλάξουν:

• Το p=none μπορεί να οριστεί ως p=καραντίνα ή p=απόρριψη
•  pct=100 σημαίνει ότι το 100% των email θα φιλτραριστεί. μπορεί να ρυθμιστεί σε χαμηλότερη τιμή
•  rua=mailto:name@domain.com θα αλλάξει με τη διεύθυνση email σας, αυτή στην οποία θέλετε να λαμβάνετε τις αναφορές

Θα λαμβάνετε αναφορές κάθε μήνα με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στάλθηκαν την περασμένη εβδομάδα για λογαριασμό του τομέα σας και τις πηγές που στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκ μέρους του τομέα σας.

Οι αναφορές από την παραπάνω υπηρεσία σάς βοηθούν να προσδιορίσετε τις πηγές (που στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για λογαριασμό του τομέα σας) και να αποκλείσετε μη έγκυρες πηγές.

Το DMARC επεκτείνει τους δύο μηχανισμούς (SPF και DKIM) για να σας επιτρέψει να διαχειριστείτε τη φήμη του τομέα σας.

Για παράδειγμα, μετά την εφαρμογή του DMARC για το simplenet.io, είδαμε στις αναφορές ότι αποστέλλονταν αρκετές εκατοντάδες email στο όνομα του simplenet.io από IP στη Ρωσία, την Κίνα ή το Βιετνάμ, χωρίς σύνδεση με τα email που στέλναμε.

Άλλαξα την καταχώριση DNS για το DMARC από p=none σε p=reject, έτσι ώστε να επιτρέπονται μόνο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με SPF και DKIM.

3. Άλλες καλές πρακτικές

Τα πρωτόκολλα ελέγχου ταυτότητας που περιγράφονται παραπάνω (SPF, DKIM και DMARC) βοηθούν στην επιβεβαίωση της αυθεντικότητας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από τον τομέα σας και μειώνουν σημαντικά τον κίνδυνο επισήμανσης ως ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Αλλά ακόμα και με όλες αυτές τις υλοποιήσεις που γίνονται σωστά, τα email μπορεί να καταλήξουν σε ανεπιθύμητα μηνύματα.

Εάν το email σας περιέχει συγκεκριμένα χαρακτηριστικά που σχετίζονται με ανεπιθύμητο περιεχόμενο ή αποστέλλεται από έναν τομέα που είναι γνωστός ότι αποστέλλει ανεπιθύμητο περιεχόμενο, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να επισημανθεί αυτόματα ως ανεπιθύμητο.

Βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε αυτές τις βέλτιστες πρακτικές:

1. Μην στέλνετε ανεπιθύμητα email
2.  Αποφύγετε τους προωθητές
3.  Χρησιμοποιήστε ένα σχετικό και μη ανεπιθύμητο θέμα: Αποφύγετε υπερβολικά ή ανησυχητικά θέματα που συχνά σχετίζονται με ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Βεβαιωθείτε ότι η γραμμή θέματος αντικατοπτρίζει το πραγματικό περιεχόμενο του email και δεν έχει σχεδιαστεί απλώς για να προσελκύει την προσοχή.
4.  Βελτιστοποίηση περιεχομένου email: Αποφύγετε την υπερβολική χρήση λέξεων-κλειδιών ή συνδέσμων στα email σας. Περιορίστε τη χρήση εικόνων και βεβαιωθείτε ότι το κείμενο είναι καλά δομημένο και σχετικό.
5.  Απαίτηση συμμετοχής και επιβεβαίωσης: Εάν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μάρκετινγκ, βεβαιωθείτε ότι οι παραλήπτες έχουν επιλέξει οικειοθελώς να λαμβάνουν τα μηνύματά σας. Στείλτε τους ένα email επιβεβαίωσης για να επιβεβαιώσετε τη συνδρομή τους.
6.  Ενημερώστε τακτικά τη λίστα συνδρομητών σας: Καταργήστε τις ανενεργές ή μη έγκυρες διευθύνσεις email από τη λίστα συνδρομητών σας. Με αυτόν τον τρόπο, θα διατηρήσετε μια καθαρή λίστα παραληπτών.

Σύναψη

Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν καταλήγουν σε ανεπιθύμητη αλληλογραφία μπορεί να είναι δύσκολη και, δυστυχώς, εξακολουθεί να αποτελεί ευθύνη των ιδιοκτητών ιστοτόπων/τομέων.

Ωστόσο, αυτές οι λειτουργίες γίνονται κρίσιμες εάν η επιχείρηση περιλαμβάνει εντατική χρήση email. Επομένως, ακολουθώντας αυτά τα βήματα και τηρώντας τις καλές πρακτικές αποστολής email, μπορείτε να βελτιώσετε σημαντικά τις πιθανότητες να παραδοθούν με επιτυχία τα μηνύματά σας στα εισερχόμενα των παραληπτών σας.