Si ha leído dos o tres artículos sobre trucos de productividad, sabrá que no revisar su correo electrónico a primera hora de la mañana es una prioridad. La dura realidad es que mucha gente lo hace con frecuencia. Una encuesta realizada a 1.000 estadounidenses reveló que el 55% de las personas revisan su correo electrónico menos de una hora después de despertarse .
Desafortunadamente, consultar el correo electrónico no es una moda pasajera ni un método de procrastinación; es una necesidad para la mayoría de nosotros. Sin embargo, dedicar menos tiempo a revisar su correo electrónico es, de hecho, algo factible y útil.
No soy ni mucho menos un ejemplo, pero he reducido el tiempo que dedico a revisar mi correo electrónico utilizando un software de seguimiento del tiempo, RescueTime . (¡Aquí no hay enlace de afiliado!) No establecí cuánto tiempo debo dedicar a revisar el correo electrónico, pero hago un análisis diario de mi tiempo de trabajo y correlaciono el tiempo invertido y la urgencia de la respuesta de los correos electrónicos. No es un método preciso, pero a mí me funciona.
Consejos para aprovechar al máximo Gmail
Reducir el tiempo que dedicamos a revisar el correo electrónico puede ser una solución que funcione, pero la máxima prioridad es mejorar la forma en que utilizamos el correo electrónico. Mucha gente usa Gmail, por lo que me he centrado en algunos consejos interesantes para sacarle el máximo partido a Gmail. Estos son consejos sencillos de implementar y le ayudarán a ser más productivo.
Cerrar sesión en todos los demás dispositivos
Gmail te permite cerrar sesión en todos los demás dispositivos con sólo dos clics. Es útil cuando trabaja en computadoras compartidas o por razones de seguridad. Dirígete a tu computadora, inicia sesión en tu cuenta de Gmail y desplázate hacia abajo. Haga clic en Detalles debajo de Última actividad de la cuenta . Se abrirá una nueva página web. Haga clic en Cerrar sesión en todas las demás sesiones web de Gmail .
Configurar respuestas predeterminadas
Esta función funciona muy bien para quienes envían mensajes iguales o similares a diferentes personas. Simplemente configure algunas respuestas predeterminadas y ahorrará un tiempo precioso. Aquí se explica cómo hacerlo:
- Vaya a Configuración > Avanzado y habilite Plantillas .
- A continuación, redacte su correo electrónico, haga clic en Más opciones y luego en Plantillas, y guárdelo como plantilla.
- Si desea utilizar la nueva respuesta predeterminada, redacte un correo electrónico, vaya a Más opciones y luego Plantillas y elija la plantilla necesaria.
Acceder a Gmail sin conexión
Puedes acceder a Gmail sin conexión si utilizas Google Chrome. Vaya a Configuración > Sin conexión y marque la casilla junto a Habilitar correo sin conexión . Los correos electrónicos a enviar se almacenan en una carpeta especial de la bandeja de salida y se entregan tan pronto como se conecta.
Establecer una firma personalizada
Una firma personalizada no es específica de Gmail, pero Gmail impresiona por su facilidad de implementación. Vaya a Configuración > Firma y escriba su firma personalizada para cada dirección de correo electrónico que utilice. Sí, ¡es así de sencillo de configurar!
No es un estudio respaldado por datos, pero noté que mucha gente no usa una firma personalizada. No es un error, pero ¿por qué perder la oportunidad de mostrar el nombre de su empresa a los lectores de correo electrónico?
Utilice Redacción inteligente y Respuesta inteligente
Estas dos características se encuentran en la fase inicial y hay mucho espacio para crecer. Ambas funciones dependen de la inteligencia artificial, por lo que se esperan resultados más eficientes en el futuro.
Smart Compose ofrece sugerencias a medida que escribe sus correos electrónicos. Por ejemplo, he utilizado con frecuencia la expresión “déjame saber tu opinión” en mis correos electrónicos. Ahora basta con escribir "let" y Smart Compose escribe el resto de la expresión.
Smart Reply ha crecido significativamente: representa alrededor del 12% de las respuestas en Inbox en dispositivos móviles . Smart Reply sugiere respuestas a los correos electrónicos que recibe. Los mensajes prediseñados son breves y claros, ¡así que utilícelos con confianza!
Dejar de enviar un correo electrónico
Anular el envío de un correo electrónico es una opción que rara vez se utiliza, pero puede salvarle de situaciones embarazosas. Cada vez que envías un correo electrónico a un destinatario no deseado, tienes unos segundos para presionar el botón mágico Dejar de enviar . Habilite esta opción en Configuración > General > Deshacer envío .
Programe un correo electrónico
El correo electrónico es un canal de comunicación discreto: el receptor accede a su cuenta de correo electrónico a su propio ritmo, por lo que el remitente puede enviar el mensaje como quiera. ¡Esa es la belleza del correo electrónico! Sin embargo, a veces es necesario enviar un correo electrónico en una fecha o hora específicas. Gmail te ayuda una vez más. La opción del horario es de oro en este caso.
Usar modo confidencial
Gmail es una solución confiable incluso para compartir información privada. Proteja sus mensajes privados con el modo confidencial de Gmail. Establece una fecha de vencimiento para los mensajes privados y una contraseña para acceder a ellos. El receptor no puede copiar, descargar, imprimir ni reenviar estos mensajes.
Agregar correos electrónicos a Tareas de Google
Esta función interesa a cualquiera que esté muy ocupado y utilice Google Tasks. Gmail asocia un correo electrónico con una tarea, por lo que cada vez que consulta una tarea en particular, muestra el mensaje asociado. En términos sencillos, su lista de tareas pendientes de Google Tasks está asociada con su cuenta de Gmail.
Darse de baja directamente
Muchos remitentes de boletines hacen algo molesto: hacen que el botón para cancelar la suscripción apenas sea visible en la parte inferior del correo electrónico. Buscar este botón es irritante y las personas que quieren darse de baja a menudo se dan por vencidas. Gmail agiliza el proceso de cancelación de suscripción. Con sólo dos clics, puedes darte de baja de los correos electrónicos que ya no te interesan. Abra el correo electrónico y presione el Cancelar suscripción en la misma línea que el remitente. ¡Confirma tu acción y acabas de darte de baja!
Utilice operadores de búsqueda
A las personas con cuentas de correo electrónico abarrotadas les puede resultar difícil buscar un correo electrónico en particular. Ahorre tiempo utilizando los operadores de búsqueda (consulte esta lista de operadores de búsqueda de Gmail ). Por ejemplo, utilice asunto: Su palabra clave para buscar correos electrónicos con su palabra clave en la línea de asunto. ¿Quiere deshacerse de los archivos adjuntos grandes? Simplemente escriba más grande: DesiredSize para buscar los correos electrónicos con archivos adjuntos más grandes que el tamaño que especificó.
Conclusión
Espero que no conozcas al menos una o dos de las ideas anteriores y que mis sugerencias te hayan ayudado a sacar más provecho de tu cuenta de Gmail. ¿Tienes otro consejo secreto? ¡No seas egoísta! ¡Comparte tu pequeño consejo secreto con nosotros!
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