Cómo evitar que tus correos electrónicos acaben en spam

¿Ha enviado un correo electrónico importante a un cliente o proveedor pero no ha recibido respuesta? Es posible que su correo electrónico haya terminado en la carpeta Spam del destinatario. Su correo electrónico esencial se pierde entre cientos de mensajes de spam.

La capacidad de entrega del correo electrónico no es una ciencia precisa, lo que puede irritar a remitentes de todo tipo. Por diversos motivos, como su estado de autenticación o la reputación de su servidor de correo electrónico, puede terminar sin querer en la carpeta de spam.

Todos hemos estado en esta situación y sabemos lo frustrante que puede ser. Pero con unos sencillos pasos, puedes evitar que tus correos electrónicos terminen en spam y asegurarte de que lleguen a la bandeja de entrada del destinatario.

Para solucionar un problema, primero debemos definir el problema correctamente y, en este caso, eso significa entender por qué ciertos correos electrónicos están marcados como spam.

¿Por qué los correos electrónicos terminan en spam?

La mayoría de los servicios de correo electrónico utilizan filtros automáticos para separar los correos electrónicos legítimos del spam. Estos filtros analizan varios aspectos de un correo electrónico, como contenido, asunto, remitente y otros.

Debido al aumento del spam, los filtros del servidor de correo se han vuelto muy estrictos y cada propietario de dominio debe administrar la reputación de su dominio para garantizar que los correos electrónicos enviados desde ese dominio lleguen a la bandeja de entrada del destinatario.

Los servidores de correo pueden clasificar los correos electrónicos como spam debido a varios elementos:

• falta de autorizaciones y validaciones (SPF, DKIM, DMARC)
•  correo masivo
•  Según el contenido o las preferencias de los destinatarios, si los correos electrónicos no se leen repetidamente, se eliminan sin leerse o se marcan como spam, los servidores de correo electrónico aprenden estas preferencias y comienzan a filtrarlos como spam.

Tanto Gmail como Yahoo anunciaron ya en octubre de 2023 que, a partir de febrero de 2024, aumentarían aún más el rigor de sus filtros, afectando a todos los correos electrónicos enviados a direcciones pertenecientes a Gmail y Yahoo.

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Cosas que hasta ahora sólo se consideraban buenas prácticas ahora pasarán a ser obligatorias para conseguir que los correos electrónicos que enviamos no acaben en spam. Estos son:

1. Autenticación de correo electrónico mediante DKIM, SPF y DMARC.
2.  Reducir el spam y mantener una tasa de quejas de spam por debajo del 0,3%.
3.  Permita que las personas se cancelen la suscripción haciendo clic en un solo enlace y respete las cancelaciones de suscripción dentro de dos días.
4.  Cumplimiento de RFC 5322, registros PTR, rDNS
5.  Asegúrese de que las direcciones IP de su servidor de envío tengan registros DNS inversos válidos.
6.  Utilice una conexión TLS para la transmisión de correo electrónico.

¿Cómo evitas que tus correos electrónicos se marquen como spam?

Lo más importante que debe hacer es asegurarse de que todos los correos electrónicos enviados en nombre de su dominio se envíen con autenticación de fuentes válidas autorizadas para enviar correos electrónicos en nombre del dominio.

Puede comenzar determinando quién envía correo en nombre del dominio. Ejemplos de fuentes que envían correos electrónicos son:

• usted y sus colegas a través de clientes de correo en computadoras o teléfonos (Outlook, Apple Mail, etc.)
•  tu sitio web
•  Aplicación de gestión de clientes (CRM)
•  el servicio que envía newsletters
•  etc.

1. Identificación de fuentes

Por definición, los correos electrónicos enviados a través de clientes de correo se envían con autenticación; al configurar el cliente de correo ingresas los datos correctos, como dirección de correo electrónico, contraseña, servidor de entrada/salida, puertos, etc. Estos correos electrónicos se envían a través del servidor de correo que te ofrece hosting.

Correos electrónicos enviados desde sitios de WordPress

Algunos sitios envían correos electrónicos cuando alguien deja un comentario en el blog.

Otras, como las tiendas online, también envían correos electrónicos transaccionales: notificaciones de pedidos, notificaciones de entrega, facturas, etc. Estos correos electrónicos son cruciales y deben llegar a la bandeja de entrada del destinatario.

De forma predeterminada, WordPress envía correos electrónicos a través de una función PHP. Puede funcionar sin problemas, especialmente cuando el alojamiento del correo electrónico está en el mismo servidor que el alojamiento del sitio web. Sin embargo, el método podría ser mejor porque el envío se realiza sin autenticación. Por lo tanto, las posibilidades de que termine en spam son altas.

La recomendación de mejores prácticas es utilizar un complemento de WordPress para enviar correos electrónicos mediante autenticación SMTP.

Usamos el FluentSMTP de WordPress para obligar a WordPress a no enviar correos electrónicos mediante el método estándar (wp_mail) sino mediante autenticación SMTP. Este es un método más profesional que garantiza una mejor tasa de entrega.

El complemento se puede configurar para enviar a través del servidor de correo del dominio o servicios especializados como Sendgrid, Brevo, Amazon SES, SMTP.com, Mailgun, Postmark, etc.

Aplicación de gestión de relaciones con el cliente (CRM)

Con una plataforma de este tipo, puede enviar correos electrónicos a sus clientes.

Por ejemplo, nuestra plataforma envía correos electrónicos con facturas, notificaciones de pago y respuestas a tickets de soporte. Por lo tanto, los correos electrónicos enviados a través de esta aplicación son vitales y no deben enviarse mediante el método PHP estándar sin autenticación.

La mayoría de las plataformas tienen opciones integradas para configurar un servidor SMTP a través del cual enviar correos electrónicos, tal como se configura en WordPress a través del módulo presentado anteriormente.

Nosotros, por ejemplo, enviamos estos correos electrónicos a través de un servicio especializado: Matasellos .

Entre los servicios que probamos se encuentran Mandrill de Mailchimp, Amazon SES, Google, nuestro servidor de correo electrónico, Sendgrid, Mailgun, Sendinblue y Postmark. El matasellos es el más caro ($1,25 por cada 1000 correos electrónicos), pero es el de mejor calidad y tiene la tasa de entrega en la bandeja de entrada más alta.

Servicio de envío de newsletters

Si utiliza un servicio de newsletter como Mailchimp, sus servidores enviarán correos electrónicos en su nombre (el de su dominio) y necesitarán autorización.

Las fuentes que envían correos electrónicos se autorizan implementando las entradas DNS necesarias para su validación.

2. Autorización de fuentes

Después de establecer las fuentes válidas a través de las cuales enviamos correos electrónicos, el segundo paso es autorizar dichas fuentes para que los filtros de spam de los servidores de correo de los destinatarios sepan que efectivamente enviamos los correos electrónicos en nuestro nombre.

Lo que podemos hacer aquí es implementar las entradas DNS necesarias para que se autorice la fuente de los correos electrónicos (SPF, DKIM, DMARC).

SPF (marco de políticas del remitente)

SPF permite que el servidor de correo electrónico receptor verifique durante la entrega del correo electrónico que un correo electrónico que pretende ser de un dominio en particular sea enviado por un servidor autorizado por los administradores de ese dominio.

 Wikipedia

La entrada DNS del Sender Policy Framework (SPF) es una lista de servidores (o IP) autorizados para enviar correo en nombre de nuestro dominio.

Su entrada TXT puede verse así:

v=spf1 incluye:relay.whmpanels.com -todos

De forma predeterminada, sólo una fuente está autorizada para enviar correo en nombre de su dominio: los servidores Simplenet (relay.whmpanels.com).

Si desea agregar otras fuentes, como matasellos y Mailchimp, puede editar las entradas DNS desde la sección Editor de zona de cPanel.

Por ejemplo, puedes agregar dos fuentes más autorizadas para enviar correos electrónicos en nombre de tu dominio:

v=spf1 incluye:relay.whmpanels.com incluye:spf.mtasv.net incluye:servers.mcsv.net -todos

Ahora, hay tres fuentes autorizadas:

• Servidores Simplenet (relay.whmpanels.com)
• Servidores de matasellos (spf.mtasv.net)
• Servidores de Mailchimp (servers.mcsv.net)

Cada proveedor pone a su disposición estas entradas y usted debe agregarlas.

Correo identificado con claves de dominio (DKIM)

DKIM permite al destinatario verificar que el propietario de ese dominio haya autorizado un correo electrónico que supuestamente proviene de un dominio en particular. Aplica una firma digital asociada a un nombre de dominio a cada mensaje de correo electrónico.

 Wikipedia

DKIM es una firma digital que se utiliza para enviar correo al servidor. Suele ser una entrada DNS TXT con el nombre default._domainkey y un valor como:

v=DKIM1; k=rsa;p=MIGfMA0GCSqasdkjagdiuagfA4GNADCBiQKBgQCjpd9u4vATaUFwhHVCVuNKNDDKAunbKWSnSTwVNiYjakjahkkUkeMpVqvR7Z2jzNBW1aOf1vxuW+FL4N2+PZNA6Vzk5I3sfsdfsdfmnANSashfay WoOurWm0nvYJg755sQibyYrRB6v3 wuvxUNmsdfsdkfsdjASFnafAmSvmtSZwIDAQAB

cPanel ya ha generado dicha entrada para autorizar el servidor Simplenet. Esto debería seguir igual.

Se deben agregar entradas TXT separadas para autorizar otras fuentes. Los servicios de correo electrónico especializados, como Postmark o Mailchimp, en nuestro ejemplo, le proporcionan estas entradas TXT para agregar.

Otros servicios utilizan otros métodos; por ejemplo, Amazon SES requerirá que agregue 3 entradas CNAME para la validación DKIM. Cada servicio cuenta con documentación e instrucciones para su implementación; Si las sigues atentamente, podrás validar rápidamente estas fuentes.

Autenticación, informes y conformidad de mensajes basados ​​en dominio (DMARC)

DMARC es un protocolo de informes, políticas y autenticación de correo electrónico. Se basa en los protocolos SPF y DKIM, agrega enlaces al nombre de dominio del autor (“De:”), políticas publicadas para manejar fallas de autenticación de destinatarios e informes de receptores a remitentes para mejorar y monitorear la protección del dominio contra el correo electrónico fraudulento.

 dmarc.org

DMARC no está implementado de forma predeterminada en ningún servidor de correo electrónico; debe ser implementado por cada propietario de sitio para su dominio.

Es responsabilidad del propietario del dominio administrar sus fuentes, autorizaciones y políticas de validación o rechazo de fuentes.

Usando el alojamiento DNS de Cloudflare, puedes implementar DMARC a través de ellos con un solo clic. Puede encontrarlo en la sección Correo electrónico > Gestión DMARC. Esto agregará la entrada DNS que necesita para DMARC.

Puede encontrar otra herramienta, que también utilizamos, aquí: https://dmarc.postmarkapp.com

Este servicio proporcionado por Postmark genera una entrada DNS TXT que debe agregar a sus zonas DNS. Se parece a esto:

v=DMARC1; p=ninguno; porcentaje=100; rua=mailto:nombre@dominio.com; sp=ninguno; aspf=r;

Los valores en DMARC se pueden cambiar:

• p=ninguno se puede establecer como p=cuarentena o p=rechazar
•  pct=100 significa que se filtrará el 100% de los correos electrónicos; se puede establecer en un valor más bajo
•  rua=mailto:nombre@dominio.com cambiará con su dirección de correo electrónico, a la que desea recibir los informes

Recibirás informes todos los meses con los correos electrónicos enviados durante la semana pasada en nombre de tu dominio y las fuentes que envían correos electrónicos en nombre de tu dominio.

Los informes del servicio anterior lo ayudan a identificar las fuentes (quién envía correos electrónicos en nombre de su dominio) y bloquear fuentes no válidas.

DMARC amplía los dos mecanismos (SPF y DKIM) para permitirle gestionar la reputación de su dominio.

Por ejemplo, después de implementar DMARC para simplenet.io, vimos en los informes que se enviaban varios cientos de correos electrónicos en nombre de simplenet.io desde IP en Rusia, China o Vietnam, sin conexión con los correos electrónicos que enviamos.

Cambié la entrada DNS para DMARC de p=none a p=reject para que solo se permitan correos electrónicos alineados con SPF y DKIM.

3. Otras buenas prácticas

Los protocolos de autenticación descritos anteriormente (SPF, DKIM y DMARC) ayudan a confirmar la autenticidad de los correos electrónicos enviados por su dominio y reducen significativamente el riesgo de ser marcado como spam.

Pero incluso con todas estas implementaciones correctamente realizadas, los correos electrónicos aún pueden terminar en spam.

Si su correo electrónico contiene características específicas asociadas con el spam o se envía desde un dominio conocido por enviar spam, es muy probable que se marque automáticamente como spam.

Asegúrese de seguir estas mejores prácticas:

1. No envíes correos electrónicos no solicitados
2.  Evite los reenviadores
3.  Utilice un asunto relevante y que no sea spam: evite los asuntos exagerados o alarmistas que a menudo se asocian con los correos electrónicos no deseados. Asegúrese de que la línea de asunto refleje el contenido real del correo electrónico y no esté diseñada solo para llamar la atención.
4.  Optimice el contenido del correo electrónico: evite el uso excesivo de palabras clave o enlaces en sus correos electrónicos. Limite el uso de imágenes y asegúrese de que el texto esté bien estructurado y sea relevante.
5.  Requerir aceptación y confirmación: si envía correos electrónicos de marketing, asegúrese de que los destinatarios hayan optado voluntariamente por recibir sus mensajes. Envíeles un correo electrónico de confirmación para confirmar su suscripción.
6.  Actualice periódicamente su lista de suscriptores: elimine las direcciones de correo electrónico inactivas o no válidas de su lista de suscriptores. De esta manera, mantendrá una lista limpia de destinatarios.

Conclusión

Enviar correos electrónicos que no terminen en spam puede ser un desafío y, desafortunadamente, sigue siendo responsabilidad de los propietarios del sitio/dominio.

Sin embargo, estas operaciones se vuelven cruciales si el negocio implica un uso intensivo del correo electrónico. Por lo tanto, si sigue estos pasos y cumple con las buenas prácticas de envío de correo electrónico, puede mejorar significativamente las posibilidades de que sus mensajes se entreguen exitosamente a las bandejas de entrada de sus destinatarios.