Si vous avez lu deux ou trois articles présentant des astuces de productivité, vous savez que ne pas vérifier vos e-mails dès le matin est une priorité. La dure réalité est que de nombreuses personnes le font fréquemment. Une enquête menée auprès de 1 000 Américains a révélé que 55 % des gens consultent leurs e-mails moins d'une heure après leur réveil .
Malheureusement, consulter ses e-mails n’est pas une mode ou une méthode de procrastination ; c'est une nécessité pour la plupart d'entre nous. Cependant, passer moins de temps à consulter vos e-mails est effectivement une chose réalisable et utile.
Je ne suis pas de loin un exemple, mais j'ai réduit le temps que je passe à vérifier mes emails en utilisant un logiciel de suivi du temps, RescueTime . (Pas de lien d'affiliation ici !) Je n'ai pas fixé le temps que je dois consacrer à la consultation de mes emails, mais je fais une analyse quotidienne de mon temps de travail et je corrèle le temps passé et l'urgence de la réponse aux emails. Ce n'est pas une méthode précise, mais cela fonctionne pour moi.
Conseils pour tirer le meilleur parti de Gmail
Réduire le temps que nous passons à vérifier nos e-mails pourrait être une solution efficace, mais la priorité absolue est d'améliorer la façon dont nous utilisons les e-mails. De nombreuses personnes utilisent Gmail. Je me suis donc concentré sur des astuces intéressantes pour tirer le meilleur parti de Gmail. Ce sont des conseils simples à mettre en œuvre et ils vous aideront à être plus productif.
Se déconnecter de tous les autres appareils
Gmail vous permet de vous déconnecter de tous les autres appareils en seulement deux clics. C'est utile lorsque vous travaillez sur des ordinateurs partagés ou pour des raisons de sécurité. Dirigez-vous vers votre ordinateur, connectez-vous à votre compte Gmail et faites défiler vers le bas. Cliquez Détails sous Dernière activité du compte . Cela ouvrira une nouvelle page Web. Cliquez sur Se déconnecter de toutes les autres sessions Web Gmail .
Configurer des réponses standardisées
Cette fonctionnalité fonctionne très bien pour ceux qui envoient des messages identiques ou similaires à différentes personnes. Configurez simplement quelques réponses prédéfinies et vous gagnerez un temps précieux. Voici comment procéder :
- Accédez à Paramètres > Avancé et activez Modèles .
- Ensuite, rédigez votre e-mail, cliquez sur Plus d'options , puis sur Modèles, et enregistrez-le en tant que modèle.
- Si vous souhaitez utiliser la nouvelle réponse standardisée, rédigez un e-mail, accédez à Plus d'options puis Modèles et choisissez le modèle nécessaire.
Accéder à Gmail hors ligne
Vous pouvez accéder à Gmail hors ligne si vous utilisez Google Chrome. Accédez à Paramètres > Hors ligne et cochez la case en regard de Activer la messagerie hors ligne . Les e-mails à envoyer sont stockés dans un dossier spécial boîte d'envoi et sont livrés dès que vous vous connectez.
Définir une signature personnalisée
Une signature personnalisée n'est pas spécifique à Gmail, mais Gmail impressionne par sa facilité de mise en œuvre. Accédez à Paramètres > Signature et rédigez votre signature personnalisée pour chaque adresse e-mail que vous utilisez. Ouais, c'est aussi simple à mettre en place !
Il ne s'agit pas d'une étude fondée sur des données, mais j'ai remarqué que beaucoup de gens n'utilisent pas de signature personnalisée. Ce n'est pas une erreur, mais pourquoi perdre l'occasion de mettre le nom de votre entreprise devant les internautes ?
Utiliser Smart Compose et Smart Reply
Ces deux fonctionnalités en sont à leurs balbutiements et il y a encore beaucoup de place pour se développer. Les deux fonctionnalités reposent sur l’intelligence artificielle, attendez-vous donc à des résultats plus efficaces à l’avenir.
Smart Compose propose des suggestions au fur et à mesure que vous tapez vos e-mails. Par exemple, j’ai fréquemment utilisé l’expression « faites-moi part de votre avis » dans mes emails. Il suffit maintenant de taper « let » et Smart Compose écrit le reste de l'expression.
Smart Reply a connu une croissance significative : il représente environ 12 % des réponses dans la boîte de réception sur mobile . Smart Reply suggère des réponses aux e-mails que vous recevez. Les messages prédéfinis sont courts et clairs, alors utilisez-les en toute confiance !
Annuler l'envoi d'un e-mail
Annuler l’envoi d’un e-mail est une option rarement utilisée, mais elle peut vous éviter des situations embarrassantes. Chaque fois que vous envoyez un e-mail à un destinataire indésirable, vous disposez de quelques secondes pour appuyer sur le bouton magique Annuler l'envoi . Activez cette option dans Paramètres > Général > Annuler l'envoi .
Planifier un e-mail
Le courrier électronique est un canal de communication discret : le destinataire accède à son compte de messagerie à son propre rythme, de sorte que l'expéditeur peut envoyer le message comme il le souhaite. C'est la beauté du courrier électronique ! Cependant, parfois, un e-mail doit être envoyé à une heure ou une date précise. Gmail vous aide encore une fois. L’option de planification est idéale dans ce cas.
Utiliser le mode confidentiel
Gmail est une solution fiable même pour partager des informations privées. Sécurisez vos messages privés avec le mode confidentiel de Gmail. Définissez une date d'expiration pour les messages privés et un mot de passe pour y accéder. Le destinataire ne peut pas copier, télécharger, imprimer ou transférer ces messages.
Ajouter des e-mails aux tâches Google
Cette fonctionnalité intéresse toute personne extrêmement occupée et utilisant Google Tasks. Gmail associe un e-mail à une tâche, donc chaque fois que vous consultez une tâche particulière, il affiche le message associé. En clair, votre liste de tâches de Google Tasks est associée à votre compte Gmail.
Se désabonner directement
De nombreux expéditeurs de newsletter font une chose ennuyeuse : ils rendent le bouton de désabonnement à peine visible en bas de l'e-mail. Rechercher ce bouton est irritant et les personnes qui souhaitent se désinscrire abandonnent souvent. Gmail rationalise le processus de désabonnement. En deux clics seulement, vous pouvez vous désinscrire des emails qui ne vous intéressent plus. Ouvrez l'e-mail et cliquez sur le Se désabonner sur la même ligne que l'expéditeur. Confirmez votre action, et vous venez de vous désinscrire !
Utiliser les opérateurs de recherche
Les personnes disposant de comptes de messagerie encombrés peuvent avoir du mal à rechercher un e-mail particulier. Gagnez du temps en utilisant les opérateurs de recherche (consultez cette liste d' opérateurs de recherche Gmail ). Par exemple, utilisez subject:YourKeyword pour rechercher des e-mails avec votre mot-clé dans la ligne d'objet. Voulez-vous vous débarrasser des pièces jointes volumineuses ? Tapez simplement plus grand : DesiredSize pour rechercher les e-mails contenant des pièces jointes plus grandes que la taille que vous avez spécifiée.
Conclusion
J'espère que vous ne connaissiez pas auparavant au moins une ou deux des idées ci-dessus et que mes suggestions vous ont aidé à tirer le meilleur parti de votre compte Gmail. Avez-vous une autre astuce secrète ? Ne soyez pas égoïste ! Partagez avec nous votre petite astuce secrète !
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