Se hai letto due o tre articoli sugli trucchi per la produttività, sai che non controllare la posta elettronica come prima cosa al mattino è una priorità. La dura realtà è che molte persone lo fanno frequentemente. Un sondaggio condotto su 1.000 americani ha rivelato che il 55% delle persone controlla la propria posta elettronica meno di un'ora dopo essersi svegliati .
Sfortunatamente, controllare la posta elettronica non è una moda passeggera o un metodo di procrastinazione; è una necessità per la maggior parte di noi. Tuttavia, dedicare meno tempo a controllare la posta elettronica è, in effetti, una cosa realizzabile e utile.
Non sono di gran lunga un esempio, ma ho ridotto il tempo che passo a controllare la mia posta utilizzando un software di monitoraggio del tempo, RescueTime . (Nessun link di affiliazione qui!) Non ho impostato quanto tempo dovrei dedicare al controllo della posta elettronica, ma eseguo un'analisi quotidiana del mio orario di lavoro e metto in correlazione il tempo impiegato e l'urgenza della risposta alle e-mail. Non è un metodo preciso, ma per me funziona.
Suggerimenti per ottenere il massimo da Gmail
Ridurre il tempo che dedichiamo al controllo della posta elettronica potrebbe essere una soluzione funzionante, ma la priorità assoluta è migliorare il modo in cui utilizziamo la posta elettronica. Molte persone utilizzano Gmail, quindi mi sono concentrato su suggerimenti interessanti per ottenere il massimo da Gmail. Questi sono semplici suggerimenti da implementare e ti aiuteranno a essere più produttivo.
Esci da tutti gli altri dispositivi
Gmail ti consente di disconnetterti da tutti gli altri dispositivi con soli due clic. È utile quando lavori su computer condivisi o per motivi di sicurezza. Vai al tuo computer, accedi al tuo account Gmail e scorri verso il basso. Fai clic su Dettagli sotto Ultima attività dell'account . Si aprirà una nuova pagina web. Fai clic su Esci da tutte le altre sessioni web di Gmail .
Imposta le risposte predefinite
Questa funzione funziona benissimo per coloro che inviano messaggi uguali o simili a persone diverse. Basta impostare alcune risposte predefinite e risparmierai tempo prezioso. Ecco come farlo:
- Vai su Impostazioni > Avanzate e attiva Modelli .
- Successivamente, componi la tua email, fai clic su Altre opzioni , quindi su Modelli e salvala come modello.
- Se desideri utilizzare la nuova risposta predefinita, componi un'e-mail, vai su Altre opzioni , quindi su Modelli e scegli il modello necessario.
Accedi a Gmail offline
Puoi accedere a Gmail offline se utilizzi Google Chrome. Vai su Impostazioni > Offline e seleziona la casella accanto a Abilita posta offline . Le email da inviare vengono archiviate in un'apposita cartella di posta in uscita e vengono recapitate non appena si accede alla rete.
Imposta una firma personalizzata
Una firma personalizzata non è specifica di Gmail, ma Gmail colpisce per la sua facilità di implementazione. Vai su Impostazioni > Firma e scrivi la tua firma personalizzata per ogni indirizzo email che utilizzi. Sì, è così semplice da configurare!
Non è uno studio basato su dati, ma ho notato che molte persone non utilizzano una firma personalizzata. Non è un errore, ma perché perdere l'occasione di mettere il nome della tua attività davanti ai lettori di posta elettronica?
Utilizza Scrittura intelligente e Risposta intelligente
Queste due funzionalità sono in fase iniziale e c’è molto spazio per crescere. Entrambe le funzionalità si basano sull’intelligenza artificiale, quindi aspettatevi risultati più efficienti in futuro.
Scrittura intelligente offre suggerimenti durante la digitazione delle e-mail. Ad esempio, ho spesso usato l’espressione “fammi sapere la tua opinione” nelle mie e-mail. Ora è sufficiente digitare "let" e Smart Compose scrive il resto dell'espressione.
Smart Reply è cresciuto in modo significativo: costituisce circa il 12% delle risposte in Inbox su dispositivi mobili . Smart Reply suggerisce le risposte alle email che ricevi. I messaggi predefiniti sono brevi e chiari, quindi usali con sicurezza!
Annulla l'invio di un'e-mail
Annullare l'invio di un'e-mail è un'opzione utilizzata raramente, ma può salvarti da situazioni imbarazzanti. Ogni volta che invii un'e-mail a un destinatario indesiderato, hai pochi secondi per premere il magico pulsante Annulla invio Abilita questa opzione in Impostazioni > Generali > Annulla invio .
Pianifica un'e-mail
L'e-mail è un canale di comunicazione discreto: il destinatario accede al proprio account e-mail secondo i propri ritmi, quindi il mittente può inviare il messaggio come desidera. Questo è il bello dell'e-mail! Tuttavia, a volte è necessario inviare un'e-mail a una data o un'ora specifica. Gmail ti aiuta ancora una volta. L'opzione di pianificazione è d'oro in questo caso.
Utilizza la modalità riservata
Gmail è una soluzione affidabile anche per condividere informazioni private. Proteggi i tuoi messaggi privati con la modalità riservata di Gmail. Imposta una data di scadenza per i messaggi privati e una password per accedervi. Il destinatario non può copiare, scaricare, stampare o inoltrare questi messaggi.
Aggiungi email a Google Task
Questa funzionalità interessa chiunque sia estremamente impegnato e utilizzi Google Tasks. Gmail associa un'e-mail a un'attività, quindi ogni volta che consulti una particolare attività, visualizza il messaggio associato. In parole povere, il tuo elenco di cose da fare da Google Task è associato al tuo account Gmail.
Annulla l'iscrizione direttamente
Molti mittenti di newsletter fanno una cosa fastidiosa: rendono difficilmente visibile il pulsante di cancellazione in fondo all’e-mail. La ricerca di questo pulsante è irritante e le persone che vogliono annullare l'iscrizione spesso si arrendono. Gmail semplifica il processo di annullamento dell'iscrizione. Con soli due clic puoi annullare l'iscrizione alle email che non ti interessano più. Apri l'e-mail e premi il Annulla iscrizione sulla stessa riga del mittente. Conferma la tua azione e hai appena annullato l'iscrizione!
Utilizza gli operatori di ricerca
Le persone con account di posta elettronica affollati potrebbero avere difficoltà a cercare una determinata email. Risparmia tempo utilizzando gli operatori di ricerca (consulta questo elenco di operatori di ricerca di Gmail ). Ad esempio, utilizza oggetto:YourKeyword per cercare e-mail con la tua parola chiave nella riga dell'oggetto. Vuoi sbarazzarti di allegati di grandi dimensioni? Basta digitare più grande: DesiredSize per trovare le email con allegati più grandi della dimensione specificata.
Conclusione
Spero che tu non conoscessi almeno una o due delle idee di cui sopra e che i miei suggerimenti ti abbiano aiutato a ottenere di più dal tuo account Gmail. Hai un altro consiglio segreto? Non essere egoista! Condividi con noi il tuo piccolo consiglio segreto!
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