Jeśli przeczytałeś dwa lub trzy artykuły dotyczące hacków zwiększających produktywność, wiesz, że nie sprawdzanie poczty e-mail z samego rana. Brutalna rzeczywistość jest taka, że wiele osób robi to często. Ankieta przeprowadzona wśród 1000 Amerykanów wykazała, że 55% ludzi sprawdza pocztę elektroniczną w mniej niż godzinę po przebudzeniu .
Niestety sprawdzanie poczty elektronicznej nie jest chwilową modą ani sposobem na odkładanie spraw na później; dla większości z nas jest to koniecznością. Jednak spędzanie mniej czasu na sprawdzaniu poczty e-mail jest rzeczywiście osiągalną i użyteczną rzeczą.
Nie jestem tego najlepszym przykładem, ale skróciłem czas sprawdzania poczty e-mail, korzystając z oprogramowania do śledzenia czasu RescueTime . (Tutaj nie ma linku partnerskiego!) Nie określiłem, ile czasu powinienem poświęcić na sprawdzanie poczty elektronicznej, ale codziennie analizuję swój czas pracy i koreluję spędzony czas z pilnością odpowiedzi na e-maile. Nie jest to metoda precyzyjna, ale u mnie działa.
Wskazówki, jak najlepiej wykorzystać możliwości Gmaila
Skrócenie czasu spędzanego na sprawdzaniu poczty e-mail może być skutecznym rozwiązaniem, ale najważniejszym priorytetem jest poprawa sposobu, w jaki korzystamy z poczty e-mail. Wiele osób korzysta z Gmaila, dlatego skupiłem się na ciekawych wskazówkach, jak najlepiej wykorzystać możliwości Gmaila. Oto proste wskazówki do wdrożenia, które pomogą Ci zwiększyć produktywność.
Wyloguj się ze wszystkich innych urządzeń
Gmail umożliwia wylogowanie się ze wszystkich innych urządzeń za pomocą zaledwie dwóch kliknięć. Jest to przydatne, gdy pracujesz na współdzielonych komputerach lub ze względów bezpieczeństwa. Przejdź do komputera, zaloguj się na konto Gmail i przewiń w dół. Kliknij opcję Szczegóły poniżej Ostatnia aktywność na koncie . Otworzy się nowa strona internetowa. Kliknij Wyloguj się ze wszystkich pozostałych sesji internetowych Gmaila .
Skonfiguruj szablony odpowiedzi
Ta funkcja świetnie się sprawdza w przypadku osób wysyłających te same lub podobne wiadomości do różnych osób. Po prostu skonfiguruj kilka gotowych odpowiedzi, a zaoszczędzisz cenny czas. Oto jak to zrobić:
- Przejdź do Ustawienia > Zaawansowane i włącz Szablony .
- Następnie utwórz wiadomość e-mail, kliknij Więcej opcji , a następnie Szablony i zapisz ją jako szablon.
- Jeśli chcesz skorzystać z nowej odpowiedzi w formie szablonu, utwórz wiadomość e-mail, przejdź do opcji Więcej opcji a następnie Szablony i wybierz wymagany szablon.
Uzyskaj dostęp do Gmaila w trybie offline
Dostęp do Gmaila w trybie offline możesz uzyskać, jeśli korzystasz z przeglądarki Google Chrome. Przejdź do Ustawienia > Offline i zaznacz pole Włącz pocztę offline . E-maile do wysłania są przechowywane w specjalnym folderze skrzynki nadawczej i dostarczane natychmiast po połączeniu się z Internetem.
Ustaw spersonalizowany podpis
Spersonalizowany podpis nie jest charakterystyczny dla Gmaila, ale Gmail imponuje łatwością wdrożenia. Przejdź do Ustawienia > Podpis i wpisz swój spersonalizowany podpis dla każdego używanego adresu e-mail. Tak, konfiguracja jest tak prosta!
Nie jest to badanie poparte danymi, ale zauważyłem, że wiele osób nie używa spersonalizowanego podpisu. To nie błąd, ale po co tracić szansę na zaprezentowanie nazwy swojej firmy osobom przeglądającym pocztę e-mail?
Korzystaj z inteligentnego tworzenia wiadomości i inteligentnej odpowiedzi
Te dwie cechy są w fazie niemowlęcej i jest mnóstwo miejsca na rozwój. Obie funkcje opierają się na sztucznej inteligencji, więc w przyszłości możesz spodziewać się bardziej wydajnych wyników.
Inteligentne tworzenie wiadomości wyświetla sugestie podczas wpisywania wiadomości e-mail. Na przykład często używam wyrażenia „daj mi znać, co myślisz” w moich e-mailach. Teraz wystarczy wpisać „let”, a Smart Compose napisze resztę wyrażenia.
Inteligentna odpowiedź znacznie się rozwinęła – stanowi około 12% odpowiedzi w Inboxie na urządzeniach mobilnych . Inteligentna odpowiedź sugeruje odpowiedzi na otrzymane e-maile. Gotowe wiadomości są krótkie i jasne, więc korzystaj z nich pewnie!
Cofnij wysłanie wiadomości e-mail
Wycofanie wysłania wiadomości e-mail jest rzadko używaną opcją, ale może uchronić Cię przed kłopotliwymi sytuacjami. Za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość e-mail do niepożądanego odbiorcy, masz kilka sekund na naciśnięcie magicznego „Wyślij” . Włącz tę opcję w Ustawienia > Ogólne > Cofnij wysyłanie .
Zaplanuj e-mail
E-mail to dyskretny kanał komunikacji — odbiorca uzyskuje dostęp do swojego konta e-mail w swoim własnym tempie, więc nadawca może wysłać wiadomość, co chce. Na tym polega piękno e-maili! Czasami jednak wiadomość e-mail musi zostać wysłana o określonej godzinie lub dniu. Gmail znów Ci pomoże. Opcja harmonogramu jest w tym przypadku złota.
Użyj trybu poufnego
Gmail to niezawodne rozwiązanie nawet do udostępniania prywatnych informacji. Zabezpiecz swoje prywatne wiadomości za pomocą trybu poufnego Gmaila. Ustaw datę ważności prywatnych wiadomości i hasło, aby uzyskać do nich dostęp. Odbiorca nie może kopiować, pobierać, drukować ani przesyłać dalej tych wiadomości.
Dodaj e-maile do Zadań Google
Ta funkcja zainteresuje każdego, kto jest bardzo zajęty i korzysta z Zadań Google. Gmail kojarzy wiadomość e-mail z zadaniem, więc za każdym razem, gdy przeglądasz konkretne zadanie, wyświetla powiązany komunikat. Krótko mówiąc, lista zadań do wykonania z Zadań Google jest powiązana z Twoim kontem Gmail.
Bezpośrednio anuluj subskrypcję
Wielu nadawców biuletynów robi irytującą rzecz: sprawiają, że przycisk rezygnacji z subskrypcji jest prawie niewidoczny na dole wiadomości e-mail. Szukanie tego przycisku jest irytujące, a osoby chcące zrezygnować z subskrypcji często się poddają. Gmail usprawnia proces rezygnacji z subskrypcji. Za pomocą zaledwie dwóch kliknięć możesz zrezygnować z subskrypcji e-maili, które już Cię nie interesują. Otwórz wiadomość e-mail i naciśnij Anuluj subskrypcję w tym samym wierszu, co nadawca. Potwierdź swoje działanie, a właśnie zrezygnowałeś z subskrypcji!
Użyj operatorów wyszukiwania
Osobom z zatłoczonymi kontami e-mail może być trudno znaleźć konkretny adres e-mail. Oszczędzaj czas, korzystając z operatorów wyszukiwania (sprawdź listę operatorów wyszukiwania Gmaila ). Na przykład użyj topic:YourKeyword , aby wyszukać e-maile zawierające słowo kluczowe w temacie. Chcesz pozbyć się dużych załączników? Po prostu wpisz większy: DesiredSize, aby znaleźć wiadomości e-mail z załącznikami większymi niż określony rozmiar.
Wniosek
Mam nadzieję, że nie znałeś wcześniej co najmniej jednego lub dwóch z powyższych pomysłów i że moje sugestie pomogły Ci w lepszym wykorzystaniu konta Gmail. Czy masz jeszcze jedną sekretną wskazówkę? Nie bądź egoistą! Podziel się z nami swoją małą sekretną wskazówką!
Zostaw odpowiedź