Se você leu dois ou três artigos sobre hacks de produtividade, sabe que não verificar seu e-mail logo pela manhã é uma prioridade. A dura realidade é que muitas pessoas fazem isso com frequência. Uma pesquisa com 1.000 americanos revelou que 55% das pessoas verificam seus e-mails menos de uma hora depois de acordar .
Infelizmente, verificar e-mails não é uma moda passageira ou um método de procrastinação; é uma necessidade para a maioria de nós. No entanto, gastar menos tempo verificando seu e-mail é, de fato, algo viável e útil.
Não sou de longe um exemplo, mas reduzi o tempo que gasto verificando meu e-mail usando um software de controle de tempo, RescueTime . (Não há link de afiliado aqui!) Não defini quanto tempo devo dedicar à verificação de e-mail, mas faço uma análise diária do meu tempo de trabalho e correlaciono o tempo gasto e a urgência da resposta dos e-mails. Não é um método preciso, mas funciona para mim.
Dicas para aproveitar ao máximo o Gmail
Reduzir o tempo que gastamos verificando e-mails pode ser uma solução funcional, mas a principal prioridade é melhorar a forma como usamos o e-mail. Muitas pessoas usam o Gmail, então me concentrei em dicas interessantes para aproveitar ao máximo o Gmail. Estas são dicas simples de implementar e ajudarão você a ser mais produtivo.
Sair de todos os outros dispositivos
O Gmail permite que você saia de todos os outros dispositivos com apenas dois cliques. É útil quando você trabalha em computadores compartilhados ou por motivos de segurança. Vá para o seu computador, faça login na sua conta do Gmail e role para baixo até o final. Clique em Detalhes abaixo da última atividade da conta . Isso abrirá uma nova página da web. Clique em Sair de todas as outras sessões do Gmail na web .
Configurar respostas automáticas
Esse recurso funciona muito bem para quem envia mensagens iguais ou semelhantes para pessoas diferentes. Basta configurar algumas respostas predefinidas e você economizará um tempo precioso. Aqui está como fazer isso:
- Vá para Configurações > Avançado e habilite Modelos .
- Em seguida, redija seu e-mail, clique em Mais opções e depois em Modelos e salve-o como modelo.
- Se você quiser usar a nova resposta automática, redija um e-mail, vá para Mais opções e depois Modelos e escolha o modelo necessário.
Acesse o Gmail off-line
Você pode acessar o Gmail off-line se usar o Google Chrome. Vá para Configurações > Off-line e marque a caixa ao lado de Ativar e-mail off-line . Os e-mails a serem enviados são armazenados em uma pasta especial da caixa de saída e são entregues assim que você fica online.
Defina uma assinatura personalizada
Uma assinatura personalizada não é específica do Gmail, mas o Gmail impressiona pela facilidade de implementação. Vá para Configurações > Assinatura e escreva sua assinatura personalizada para cada endereço de e-mail que você usa. Sim, é muito simples de configurar!
Não é um estudo baseado em dados, mas percebi que muitas pessoas não usam uma assinatura personalizada. Não é um erro, mas por que perder a chance de colocar o nome da sua empresa na frente dos visualizadores de e-mail?
Use a escrita inteligente e a resposta inteligente
Essas duas características estão na fase infantil e há muito espaço para crescer. Ambos os recursos dependem de inteligência artificial, portanto espere resultados mais eficientes no futuro.
O Smart Compose oferece sugestões enquanto você digita seus e-mails. Por exemplo, tenho usado frequentemente a expressão “deixe-me saber a sua opinião” em meus e-mails. Agora basta digitar “let” e o Smart Compose escreve o resto da expressão.
A Resposta Inteligente cresceu significativamente – representa cerca de 12% das respostas na Caixa de entrada em dispositivos móveis . A Resposta Inteligente sugere respostas aos e-mails que você recebe. As mensagens pré-fabricadas são curtas e claras, por isso use-as com confiança!
Cancelar envio de um e-mail
Cancelar o envio de um e-mail é uma opção raramente usada, mas pode evitar situações embaraçosas. Sempre que você envia um e-mail para um destinatário indesejado, você tem alguns segundos para clicar no botão mágico Cancelar envio . Habilite esta opção em Configurações > Geral > Desfazer envio .
Agende um e-mail
O e-mail é um canal de comunicação discreto – o destinatário acessa sua conta de e-mail em seu próprio ritmo, para que o remetente possa enviar a mensagem como quiser. Essa é a beleza do e-mail! No entanto, às vezes, um e-mail precisa ser enviado em um horário ou data específica. O Gmail ajuda você mais uma vez. A opção de agendamento é válida neste caso.
Use o modo confidencial
O Gmail é uma solução confiável até mesmo para compartilhar informações privadas. Proteja suas mensagens privadas com o Modo Confidencial do Gmail. Defina uma data de validade para mensagens privadas e uma senha para acessá-las. O destinatário não pode copiar, baixar, imprimir ou encaminhar essas mensagens.
Adicionar e-mails ao Google Tasks
Esse recurso interessa a quem está extremamente ocupado e usa o Google Tasks. O Gmail associa um e-mail a uma tarefa, portanto, sempre que você consultar uma tarefa específica, ele exibirá a mensagem associada. Em inglês simples, sua lista de tarefas do Google Tasks está associada à sua conta do Gmail.
Cancelar inscrição diretamente
Muitos remetentes de boletins informativos fazem uma coisa irritante: tornam o botão de cancelamento dificilmente visível na parte inferior do e-mail. Procurar por esse botão é irritante e as pessoas que desejam cancelar a assinatura muitas vezes desistem. O Gmail agiliza o processo de cancelamento de assinatura. Com apenas dois cliques, você pode cancelar a assinatura de e-mails nos quais não tem mais interesse. Abra o e-mail e clique no Cancelar inscrição na mesma linha do remetente. Confirme sua ação e você acabou de cancelar a inscrição!
Use operadores de pesquisa
Pessoas com contas de e-mail lotadas podem achar difícil pesquisar um e-mail específico. Economize tempo usando os operadores de pesquisa (confira esta lista de operadores de pesquisa do Gmail ). Por exemplo, use subject:YourKeyword para pesquisar e-mails com sua palavra-chave na linha de assunto. Você quer se livrar de anexos grandes? Basta digitar maior: DesiredSize para encontrar os e-mails com anexos maiores que o tamanho especificado.
Conclusão
Espero que você não conhecesse pelo menos uma ou duas das ideias acima e que minhas sugestões tenham ajudado você a aproveitar melhor sua conta do Gmail. Você tem outra dica secreta? Não seja egoísta! Compartilhe sua dica secreta conosco!
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