Como evitar que seus e-mails acabem em spam

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Você enviou um e-mail importante para um cliente ou fornecedor, mas não obteve resposta? Seu e-mail pode ter ido parar na pasta Spam do destinatário. Seu e-mail essencial se perde entre centenas de mensagens de spam.

A capacidade de entrega do email não é uma ciência precisa, o que pode irritar remetentes de todos os tipos. Por vários motivos, como o status de autenticação ou a reputação do servidor de e-mail, você pode acabar acidentalmente na pasta de spam.

Todos nós já passamos por essa situação e sabemos como isso pode ser frustrante. Mas com algumas etapas simples, você pode evitar que seus e-mails terminem em spam e garantir que suas mensagens cheguem à caixa de entrada do destinatário.

Para resolver um problema, devemos primeiro defini-lo corretamente e, neste caso, isso significa entender por que determinados e-mails são marcados como spam.

Por que os e-mails acabam em spam?

A maioria dos serviços de e-mail usa filtros automáticos para separar e-mails legítimos de spam. Esses filtros analisam diversos aspectos de um email, como conteúdo, assunto, remetente e outros.

Devido ao aumento do spam, os filtros do servidor de e-mail tornaram-se muito rigorosos e cada proprietário de domínio deve gerenciar a reputação de seu domínio para garantir que os e-mails enviados desse domínio cheguem à caixa de entrada do destinatário.

Os servidores de e-mail podem classificar e-mails como spam devido a vários elementos:

  • falta de autorizações e validações (SPF, DKIM, DMARC)
  •  correspondência em massa
  •  Com base no conteúdo ou nas preferências dos destinatários, se os e-mails não forem lidos repetidamente, forem excluídos sem serem lidos ou marcados como spam, os servidores de e-mail aprendem essas preferências e começam a filtrá-los como spam.

Tanto o Gmail quanto o Yahoo anunciaram já em outubro de 2023 que, a partir de fevereiro de 2024, aumentariam ainda mais a rigidez de seus filtros, afetando todos os e-mails enviados para endereços pertencentes ao Gmail e ao Yahoo.

Coisas que até agora eram consideradas apenas boas práticas passarão a ser obrigatórias para garantir que os emails que enviamos não acabam em spam. Estes são:

  1. Autenticação de e-mail usando DKIM, SPF e DMARC.
  2.  Reduzir spam e manter uma taxa de reclamação de spam abaixo de 0,3%.
  3.  Permita que as pessoas cancelem a assinatura clicando em um único link e respeite os cancelamentos em dois dias.
  4.  Conformidade com RFC 5322, registros PTR, rDNS
  5.  Certifique-se de que os endereços IP do servidor de envio tenham registros DNS reversos válidos.
  6.  Use uma conexão TLS para transmissão de email.

Como você evita que seus e-mails sejam marcados como spam?

A coisa mais importante a fazer é garantir que todos os e-mails enviados em nome do seu domínio sejam enviados com autenticação por fontes válidas e autorizadas a enviar e-mails em nome do domínio.

Você pode começar determinando quem está enviando mensagens em nome do domínio. Exemplos de fontes que enviam e-mails são:

  • você e seus colegas por meio de clientes de e-mail em computadores ou telefones (Outlook, Apple Mail, etc.)
  •  seu site
  •  aplicativo de gerenciamento de clientes (CRM)
  •  o serviço que envia newsletters
  •  etc.

1. Identificação de fontes

Por definição, os e-mails enviados através de clientes de e-mail são enviados com autenticação; ao configurar o cliente de e-mail, você insere os dados corretos, como endereço de e-mail, senha, servidor de entrada/saída, portas, etc. Esses e-mails são enviados através do servidor de e-mail que lhe oferece hospedagem.

Emails enviados de sites WordPress

Alguns sites enviam e-mails quando alguém deixa um comentário no blog.

Outros, como lojas online, também enviam e-mails transacionais: notificações de pedidos, notificações de entrega, faturas, etc. Esses e-mails são cruciais e devem chegar à caixa de entrada do destinatário.

Por padrão, o WordPress envia emails por meio de uma função PHP. Pode funcionar sem problemas, principalmente quando a hospedagem do email está no mesmo servidor da hospedagem do site. Porém, o método poderia ser melhor porque o envio é feito sem autenticação. Conseqüentemente, as chances de acabar em spam são altas.

A recomendação de prática recomendada é usar um plugin do WordPress para enviar e-mails via autenticação SMTP.

Usamos o FluentSMTP WordPress para forçar o WordPress a não enviar e-mails pelo método padrão (wp_mail), mas por meio de autenticação SMTP. Este é um método mais profissional que garante uma melhor taxa de entrega.

O plugin pode ser configurado para envio através do servidor de e-mail do domínio ou de serviços especializados como Sendgrid, Brevo, Amazon SES, SMTP.com, Mailgun, Postmark, etc.

Aplicativo de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM)

Usando essa plataforma, você pode enviar e-mails para seus clientes.

Por exemplo, nossa plataforma envia e-mails com faturas, notificações de pagamento e respostas a tickets de suporte. Portanto, os e-mails enviados por meio deste aplicativo são vitais e não devem ser enviados pelo método PHP padrão sem autenticação.

A maioria das plataformas possui opções integradas para configurar um servidor SMTP através do qual enviar emails, assim como é configurado no WordPress através do módulo apresentado acima.

Nós, por exemplo, enviamos estes emails através de um serviço especializado – Postmark .

Entre os serviços que testamos estavam Mandrill do Mailchimp, Amazon SES, Google, nosso servidor de e-mail, Sendgrid, Mailgun, Sendinblue e Postmark. O carimbo postal é o mais caro (US$ 1,25 por 1.000 e-mails), mas é de melhor qualidade, com a maior taxa de entrega na caixa de entrada.

Serviço de envio de newsletter

Se você usar um serviço de newsletter como o Mailchimp, seus servidores enviarão e-mails em seu nome (do seu domínio) e precisarão de autorização.

As fontes que enviam emails são autorizadas implementando as entradas DNS necessárias para validação.

2. Autorização de fontes

Depois de estabelecer as fontes válidas através das quais enviamos emails, o segundo passo é autorizar essas fontes para que os filtros de spam dos servidores de email dos destinatários saibam que realmente enviamos os emails em nosso nome.

O que podemos fazer aqui é implementar as entradas DNS necessárias para que a origem dos emails seja autorizada (SPF, DKIM, DMARC).

SPF (Estrutura de Política do Remetente)

O SPF permite que o servidor de recebimento de e-mail verifique, durante a entrega do e-mail, se um e-mail que supostamente é de um domínio específico foi enviado por um servidor autorizado pelos administradores desse domínio.

 Wikipédia

A entrada DNS do Sender Policy Framework (SPF) é uma lista de servidores (ou IPs) autorizados a enviar mensagens em nome do nosso domínio.

Sua entrada TXT pode ficar assim:

v=spf1 inclui:relay.whmpanels.com -all

Por padrão, apenas uma fonte está autorizada a enviar mensagens em nome do seu domínio: os servidores Simplenet (relay.whmpanels.com).

Se quiser adicionar outras fontes, como Postmark e Mailchimp, você pode editar as entradas DNS na seção Zone Editor do cPanel.

Por exemplo, você pode adicionar mais duas fontes autorizadas a enviar e-mails em nome do seu domínio:

v=spf1 inclui:relay.whmpanels.com inclui:spf.mtasv.net inclui:servers.mcsv.net -all

Agora, existem três fontes autorizadas:

  • Servidores Simplenet (relay.whmpanels.com)
  • Servidores de carimbo postal (spf.mtasv.net)
  • Servidores Mailchimp (servers.mcsv.net)

Essas entradas são disponibilizadas por cada provedor e você precisa adicioná-las.

Correio identificado por DomainKeys (DKIM)

O DKIM permite ao destinatário verificar se um e-mail que supostamente pertence a um domínio específico foi autorizado pelo proprietário desse domínio. Aplica uma assinatura digital associada a um nome de domínio a cada mensagem de e-mail.

 Wikipédia

DKIM é uma assinatura digital usada para enviar mensagens ao servidor. Geralmente é uma entrada DNS TXT com o nome default._domainkey e um valor como:

v=DKIM1; k=rsa;p=MIGfMA0GCSqasdkjagdiuagfA4GNADCBiQKBgQCjpd9u4vATaUFwhHVCVuNKNDDKAunbKWSnSTwVNiYjakjah kkUkeMpVqvR7Z2jzNBW1aOf1vxuW+FL4N2+PZNA6Vzk5I3sfsdfsdfmnANSashfayWoOurWm0nvYJg755sQibyYrRB6v3 wuvxUNmsdfsdkfsdjASFnafAmSvmtSZwIDAQAB

Tal entrada já foi gerada pelo cPanel para autorizar o servidor Simplenet. Isto deve permanecer o mesmo.

Entradas TXT separadas devem ser adicionadas para autorizar outras fontes. Serviços de e-mail especializados, como Postmark ou Mailchimp, em nosso exemplo, fornecem essas entradas TXT para adicionar.

Outros serviços utilizam outros métodos; por exemplo, o Amazon SES exigirá que você adicione três entradas CNAME para validação DKIM. Cada serviço possui documentação e instruções para implementação; se você segui-los cuidadosamente, poderá validar rapidamente essas fontes.

Autenticação, relatórios e conformidade de mensagens baseadas em domínio (DMARC)

DMARC é um protocolo de autenticação, política e relatório de e-mail. Ele se baseia nos protocolos SPF e DKIM, adicionando links ao nome de domínio do autor (“De:”), políticas publicadas para lidar com falhas de autenticação de destinatários e relatórios de destinatários para remetentes para melhorar e monitorar a proteção do domínio contra e-mails fraudulentos.

 dmarc.org

O DMARC não é implementado por padrão em nenhum servidor de e-mail; deve ser implementado por cada proprietário de site em seu domínio.

É responsabilidade do proprietário do domínio gerenciar suas fontes, autorizações e políticas de validação ou rejeição de fontes.

Usando a hospedagem DNS da Cloudflare, você pode implementar o DMARC através deles com um único clique. Você pode encontrá-lo na seção Email > Gerenciamento DMARC. Isso adicionará a entrada DNS necessária para o DMARC.

Outra ferramenta, que também utilizamos, você encontra aqui – https://dmarc.postmarkapp.com

Este serviço fornecido pela Postmark gera uma entrada DNS TXT que você precisa adicionar às suas zonas DNS. Parece algo assim:

v=DMARC1; p=nenhum; pct=100; rua=mailto:nome@dominio.com; sp=nenhum; aspf=r;

Os valores no DMARC podem ser alterados:

  • p=none pode ser definido como p=quarentena ou p=rejeitar
  •  pct=100 significa que 100% dos emails serão filtrados; pode ser definido para um valor mais baixo
  •  rua=mailto:nome@domínio.com mudará com o seu endereço de e-mail, aquele para o qual você deseja receber os relatórios

Você receberá relatórios todos os meses com os e-mails enviados durante a última semana em nome do seu domínio e as fontes de envio de e-mails em nome do seu domínio.

Os relatórios do serviço acima ajudam a identificar as fontes (quem está enviando e-mails em nome do seu domínio) e a bloquear fontes inválidas.

O DMARC estende os dois mecanismos (SPF e DKIM) para permitir que você gerencie a reputação do seu domínio.

Por exemplo, após implementar o DMARC para simplenet.io, vimos nos relatórios que várias centenas de e-mails estavam sendo enviados em nome de simplenet.io de IPs na Rússia, China ou Vietnã, sem nenhuma conexão com os e-mails que enviamos.

Alterei a entrada DNS para DMARC de p=none para p=reject para que apenas e-mails alinhados com SPF e DKIM sejam permitidos.

3. Outras boas práticas

Os protocolos de autenticação descritos acima (SPF, DKIM e DMARC) ajudam a confirmar a autenticidade dos emails enviados pelo seu domínio e reduzem significativamente o risco de serem marcados como spam.

Mas mesmo com todas essas implementações bem feitas, os e-mails ainda podem acabar em spam.

Se o seu e-mail contiver características específicas associadas a spam ou for enviado de um domínio conhecido por enviar spam, há uma boa chance de ele ser automaticamente marcado como spam.

Certifique-se de seguir estas práticas recomendadas:

  1. Não envie e-mails não solicitados
  2.  Evite encaminhadores
  3.  Use um assunto relevante e sem spam: Evite assuntos exagerados ou alarmistas frequentemente associados a e-mails de spam. Certifique-se de que a linha de assunto reflita o conteúdo real do e-mail e não seja projetada apenas para atrair a atenção.
  4.  Otimize o conteúdo do e-mail: evite o uso excessivo de palavras-chave ou links em seus e-mails. Limite o uso de imagens e certifique-se de que o texto seja bem estruturado e relevante.
  5.  Exigir aceitação e confirmação: se você enviar e-mails de marketing, certifique-se de que os destinatários tenham optado voluntariamente por receber suas mensagens. Envie-lhes um e-mail de confirmação para confirmar sua assinatura.
  6.  Atualize regularmente sua lista de assinantes: Remova endereços de e-mail inativos ou inválidos de sua lista de assinantes. Dessa forma, você manterá uma lista limpa de destinatários.

Conclusão

Enviar e-mails que não acabem em spam pode ser um desafio e, infelizmente, ainda é responsabilidade dos proprietários do site/domínio.

No entanto, essas operações tornam-se cruciais se o negócio envolver uso intensivo de e-mail. Portanto, seguindo estas etapas e aderindo às boas práticas de envio de e-mail, você pode melhorar significativamente as chances de suas mensagens serem entregues com sucesso nas caixas de entrada dos destinatários.

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