Kuinka estää sähköpostisi joutumasta roskapostiin

Oletko lähettänyt tärkeän sähköpostin asiakkaalle tai toimittajalle, mutta et ole saanut vastausta? Sähköpostisi on saattanut päätyä vastaanottajan roskapostikansioon. Tärkeä sähköpostisi katoaa satojen roskapostiviestien joukkoon.

Sähköpostin toimitettavuus ei ole tarkkaa tiedettä, mikä voi ärsyttää kaikenlaisia ​​lähettäjiä. Useista syistä, kuten todennustilastasi tai sähköpostipalvelimesi maineesta, saatat vahingossa päätyä roskapostikansioon.

Olemme kaikki olleet tässä tilanteessa ja tiedämme, kuinka turhauttavaa se voi olla. Mutta muutaman yksinkertaisen vaiheen avulla voit estää sähköpostisi päätymästä roskapostiin ja varmistaa, että viestisi saapuvat vastaanottajan postilaatikkoon.

Ongelman ratkaisemiseksi meidän on ensin määriteltävä ongelma oikein, ja tässä tapauksessa se tarkoittaa, että ymmärrämme, miksi tietyt sähköpostit on merkitty roskapostiksi.

Miksi sähköpostit päätyvät roskapostiin?

Useimmat sähköpostipalvelut käyttävät automaattisia suodattimia erottamaan lailliset sähköpostit roskapostista. Nämä suodattimet analysoivat sähköpostin eri näkökohtia, kuten sisältöä, aihetta, lähettäjää ja muita.

Roskapostin lisääntymisen vuoksi sähköpostipalvelinsuodattimet ovat tulleet erittäin tiukiksi, ja jokaisen verkkotunnuksen omistajan tulee hallita verkkotunnuksensa mainetta varmistaakseen, että kyseisestä verkkotunnuksesta lähetetyt sähköpostit saapuvat vastaanottajan postilaatikkoon.

Postipalvelimet voivat luokitella sähköpostit roskapostiksi useiden tekijöiden vuoksi:

• valtuuksien ja vahvistusten puute (SPF, DKIM, DMARC)
•  massapostitus
•  Jos sähköposteja ei lueta toistuvasti, ne poistetaan lukematta tai ne merkitään roskapostiksi, sähköpostipalvelimet oppivat nämä asetukset ja alkavat suodattaa niitä roskapostiksi sisällön tai vastaanottajien asetusten perusteella.

Sekä Gmail että Yahoo ilmoittivat jo lokakuussa 2023, että helmikuusta 2024 alkaen ne tiukentavat edelleen suodattimiaan, mikä vaikuttaa kaikkiin Gmailin ja Yahoon osoitteisiin lähetettyihin sähköposteihin.

• Gmail-ilmoitus
• Yahoo-ilmoitus

Asioita, joita tähän asti pidettiin vain hyvinä käytäntöinä, tulee nyt pakollisiksi sen varmistamiseksi, että lähettämämme sähköpostit eivät päädy roskapostiin. Nämä ovat:

1. Sähköpostin todennus DKIM:n, SPF:n ja DMARC:n avulla.
2.  Roskapostin vähentäminen ja roskapostivalitusprosentin pitäminen alle 0,3 prosentissa.
3.  Salli ihmisten peruuttaa tilaus napsauttamalla yhtä linkkiä ja kunnioita tilauksen peruuttamista kahden päivän kuluessa.
4.  RFC 5322 -yhteensopivuus, PTR-tietueet, rDNS
5.  Varmista, että lähetyspalvelimesi IP-osoitteissa on kelvolliset käänteiset DNS-tietueet.
6.  Käytä TLS-yhteyttä sähköpostin lähettämiseen.

Miten estät sähköpostisi merkitsemisen roskapostiksi?

Tärkeintä on varmistaa, että kaikki verkkotunnuksesi puolesta lähetetyt sähköpostit lähetetään kelvollisten lähteiden todennuksella, joka on valtuutettu lähettämään sähköpostia verkkotunnuksen puolesta.

Voit aloittaa määrittämällä, kuka lähettää postia verkkotunnuksen puolesta. Esimerkkejä sähköposteja lähettävistä lähteistä ovat:

• sinä ja kollegasi sähköpostiohjelmien kautta tietokoneilla tai puhelimilla (Outlook, Apple Mail jne.)
•  verkkosivustollesi
•  asiakashallintasovellus (CRM).
•  palvelu, joka lähettää uutiskirjeitä
•  jne.

1. Lähteiden tunnistaminen

Määritelmän mukaan sähköpostiohjelmien kautta lähetetyt sähköpostit lähetetään todennuksella; Kun määrität sähköpostiohjelmaa, syötät oikeat tiedot, kuten sähköpostiosoite, salasana, saapuvan/lähtevän postin palvelin, portit jne. Nämä sähköpostit lähetetään sinulle isännöintiä tarjoavan sähköpostipalvelimen kautta.

WordPress-sivustoilta lähetetyt sähköpostit

Jotkut sivustot lähettävät sähköpostia, kun joku jättää kommentin blogiin.

Muut, kuten verkkokaupat, lähettävät myös tapahtumasähköposteja: tilausilmoituksia, toimitusilmoituksia, laskuja jne. Nämä sähköpostit ovat tärkeitä, ja niiden pitäisi saapua vastaanottajan postilaatikkoon.

Oletuksena WordPress lähettää sähköpostit PHP-toiminnon kautta. Se voi toimia ilman ongelmia, varsinkin kun sähköpostin isännöinti on samalla palvelimella kuin verkkosivuston isännöinti. Menetelmä voisi kuitenkin olla parempi, koska lähetys tapahtuu ilman todennusta. Siksi todennäköisyys, että se päätyy roskapostiin, on suuri.

Parhaan käytännön suositus on käyttää WordPress-laajennusta sähköpostien lähettämiseen SMTP-todennuksen kautta.

Käytämme FluentSMTP WordPress -laajennusta pakottaaksemme WordPressin lähettämään sähköposteja vakiomenetelmällä (wp_mail) vaan SMTP-todennuksen kautta. Tämä on ammattimaisempi menetelmä, joka varmistaa paremman toimitusnopeuden.

Laajennus voidaan määrittää lähettämään verkkotunnuksen sähköpostipalvelimen tai erikoispalvelujen, kuten Sendgrid, Brevo, Amazon SES, SMTP.com, Mailgun, Postmark jne., kautta.

Customer Relationship Management (CRM) -sovellus

Käyttämällä tällaista alustaa voit lähettää sähköposteja asiakkaillesi.

Esimerkiksi alustamme lähettää sähköposteja, joissa on laskuja, maksuilmoituksia ja vastauksia tukilippuihin. Joten tämän sovelluksen kautta lähetetyt sähköpostit ovat tärkeitä, eikä niitä tule lähettää tavallisella PHP-menetelmällä ilman todennusta.

Useimmissa alustoissa on integroidut vaihtoehdot SMTP-palvelimen asettamiseen sähköpostien lähettämiseen, aivan kuten se on asetettu WordPressissä yllä esitetyn moduulin kautta.

Lähetämme esimerkiksi nämä sähköpostit erikoispalvelun – Postileima .

Testaamiemme palveluiden joukossa olivat Mandrill Mailchimpilta, Amazon SES, Google, sähköpostipalvelimemme, Sendgrid, Mailgun, Sendinblue ja Postmark. Postileima on kallein (1,25 dollaria per 1 000 sähköpostiviestiä), mutta se on paras laatu ja korkein postilaatikon toimitusnopeus.

Uutiskirjeiden lähetyspalvelu

Jos käytät uutiskirjepalvelua, kuten Mailchimp, sen palvelimet lähettävät sähköposteja sinun (verkkotunnuksesi) puolesta ja tarvitsevat valtuutuksen.

Sähköposteja lähettävät lähteet valtuutetaan ottamalla käyttöön tarvittavat DNS-merkinnät vahvistusta varten.

2. Lähteiden valtuuttaminen

Kun olet määrittänyt kelvolliset lähteet, joiden kautta lähetämme sähköpostit, toinen vaihe on valtuuttaa nämä lähteet, jotta vastaanottajien sähköpostipalvelimien roskapostisuodattimet tietävät, että lähetämme sähköpostit puolestamme.

Mitä voimme tehdä tässä, on ottaa käyttöön tarvittavat DNS-merkinnät valtuutettavien sähköpostien lähteelle (SPF, DKIM, DMARC).

SPF (Sender Policy Framework)

SPF:n avulla vastaanottava sähköpostipalvelin voi varmistaa sähköpostin toimituksen aikana, että sähköpostin, jonka väitetään olevan tietystä toimialueesta, lähettää kyseisen verkkotunnuksen järjestelmänvalvojien valtuuttama palvelin.

 Wikipedia

Sender Policy Framework (SPF) DNS-merkintä on luettelo palvelimista (tai IP-osoitteista), jotka ovat valtuutettuja lähettämään sähköpostia toimialueemme puolesta.

TXT-merkintäsi voi näyttää tältä:

v=spf1 include:relay.whmpanels.com -all

Oletuksena vain yksi lähde on valtuutettu lähettämään sähköpostia toimialueesi puolesta: Simplenet-palvelimet (relay.whmpanels.com).

Jos haluat lisätä muita lähteitä, kuten Postmark ja Mailchimp, voit muokata DNS-merkintöjä cPanelin Zone Editor -osiosta.

Voit esimerkiksi lisätä kaksi muuta lähdettä, joilla on lupa lähettää sähköposteja verkkotunnuksesi puolesta:

v=spf1 include:relay.whmpanels.com include:spf.mtasv.net include:servers.mcsv.net -all

Nyt on kolme valtuutettua lähdettä:

• Simplenet-palvelimet (relay.whmpanels.com)
• Postileimapalvelimet (spf.mtasv.net)
• Mailchimp-palvelimet (servers.mcsv.net)

Jokainen palveluntarjoaja tarjoaa nämä merkinnät sinulle, ja sinun on lisättävä ne.

DomainKeys Identified Mail (DKIM)

DKIM:n avulla vastaanottaja voi varmistaa, että verkkotunnuksen omistaja on valtuuttanut sähköpostin, jonka väitetään olevan tietystä verkkotunnuksesta. Se käyttää verkkotunnukseen liittyvää digitaalista allekirjoitusta jokaiseen sähköpostiviestiin.

 Wikipedia

DKIM on digitaalinen allekirjoitus, jota käytetään sähköpostin lähettämiseen palvelimelle. Tämä on yleensä TXT DNS -merkintä, jonka nimi on oletus._domainkey ja arvo, kuten:

v = DKIM1; k=rsa;p=MIGfMA0GCSqasdkjagdiuagfA4GNADCBiQKBgQCjpd9u4vATAUFwhHVCVuNKNDDKAunbKWSnSTwVNiYjakjah kkUkeMpVqvR7Z2jzNBW1aOf1vxuW+FL4N2+PZNA6Vzk5I3sfsdfsdfmnANSashfayWoOurWm0nvYJg755sQibyYrRB6v3 wuvxUNmsdfsdkfsdjASFnafAmSvmtSZwIDAQAB

cPanel on jo luonut tällaisen merkinnän valtuuttamaan Simplenet-palvelimen. Tämän pitäisi pysyä samana.

Erilliset TXT-merkinnät on lisättävä muiden lähteiden valtuuttamiseksi. Erikoistuneet sähköpostipalvelut, kuten esimerkiksi Postmark tai Mailchimp, tarjoavat sinulle lisättävät TXT-merkinnät.

Muut palvelut käyttävät muita menetelmiä; esimerkiksi Amazon SES vaatii sinua lisäämään 3 CNAME-merkintää DKIM-tarkistusta varten. Jokaisella palvelulla on dokumentaatio ja toteutusohjeet; Jos noudatat niitä huolellisesti, voit nopeasti vahvistaa nämä lähteet.

Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance (DMARC)

DMARC on sähköpostin todennus-, käytäntö- ja raportointiprotokolla. Se perustuu SPF- ja DKIM-protokolliin, lisää linkkejä kirjoittajan verkkotunnuksen nimeen ("From:"), julkaistuja käytäntöjä vastaanottajien todennusvirheiden käsittelemiseksi ja vastaanottajien lähettämien raportointien parantamiseksi ja valvomiseksi verkkotunnuksen suojausta sähköistä petossähköpostia vastaan.

 dmarc.org

DMARC ei ole oletuksena käytössä missään sähköpostipalvelimissa. Jokaisen sivuston omistajan on otettava se käyttöön verkkotunnuksessaan.

Verkkotunnuksen omistajan vastuulla on hallita lähteitään, valtuutuksiaan ja lähteiden vahvistus- tai hylkäyskäytäntöjä.

Käyttämällä Cloudflaren DNS-isännöintiä voit ottaa DMARCin käyttöön niiden kautta yhdellä napsautuksella. Löydät sen osiosta Sähköposti > DMARC-hallinta. Tämä lisää DMARC:lle tarvitsemasi DNS-merkinnän.

Toinen työkalu, jota myös käytämme, löytyy täältä – https://dmarc.postmarkapp.com

Tämä Postmarkin tarjoama palvelu luo TXT DNS -merkinnän, joka sinun on lisättävä DNS-vyöhykkeihisi. Se näyttää jotakuinkin tältä:

v = DMARC1; p = ei mitään; pct = 100; rua=mailto:nimi@domain.com; sp = ei mitään; aspf=r;

DMARC-arvoja voidaan muuttaa:

• p=ei mitään voidaan asettaa arvoksi p=karanteeni tai p=hylkää
•  pct=100 tarkoittaa, että 100 % sähköposteista suodatetaan; se voidaan asettaa pienempään arvoon
•  rua=mailto:nimi@domain.com vaihtuu sähköpostiosoitteeseesi, johon haluat saada raportit

Saat kuukausittain raportteja verkkotunnuksesi puolesta lähetetyistä sähköposteista ja lähteistä, jotka lähettävät sähköposteja verkkotunnuksesi puolesta.

Yllä olevan palvelun raportit auttavat sinua tunnistamaan lähteet (kuka lähettää sähköposteja verkkotunnuksesi puolesta) ja estämään virheelliset lähteet.

DMARC laajentaa kahta mekanismia (SPF ja DKIM), jotta voit hallita verkkotunnuksesi mainetta.

Esimerkiksi DMARC:n käyttöönoton jälkeen simplenet.io:lle näimme raporteissa, että useita satoja sähköposteja lähetettiin simplenet.io:n nimissä Venäjän, Kiinan tai Vietnamin IP-osoitteista ilman yhteyttä lähettämiimme sähköposteihin.

Muutin DMARC:n DNS-merkinnän arvosta p=none arvoon p=reject, jotta vain SPF- ja DKIM-kohdistetut sähköpostit ovat sallittuja.

3. Muut hyvät käytännöt

Yllä kuvatut todennusprotokollat ​​(SPF, DKIM ja DMARC) auttavat varmistamaan verkkotunnuksesi lähettämien sähköpostien aitouden ja vähentävät merkittävästi roskapostiksi merkitsemisen riskiä.

Mutta vaikka kaikki nämä toteutukset olisi tehty oikein, sähköpostit voivat silti päätyä roskapostiin.

Jos sähköpostisi sisältää erityisiä roskapostiin liittyviä ominaisuuksia tai se on lähetetty verkkotunnuksesta, jonka tiedetään lähettävän roskapostia, on hyvä mahdollisuus, että se merkitään automaattisesti roskapostiksi.

Varmista, että noudatat näitä parhaita käytäntöjä:

1. Älä lähetä ei-toivottuja sähköposteja
2.  Vältä huolitsijoita
3.  Käytä osuvaa ja ei-roskapostia aihetta: Vältä liioiteltuja tai huolestuttavia aiheita, jotka liittyvät usein roskapostiin. Varmista, että aiherivi heijastaa sähköpostin todellista sisältöä eikä sitä ole suunniteltu vain herättämään huomiota.
4.  Optimoi sähköpostin sisältö: Vältä liiallista avainsanoja tai linkkejä sähköpostissasi. Rajoita kuvien käyttöä ja varmista, että teksti on hyvin jäsenneltyä ja relevanttia.
5.  Vaadi osallistuminen ja vahvistus: Jos lähetät markkinointisähköposteja, varmista, että vastaanottajat ovat vapaaehtoisesti ilmoittautuneet vastaanottamaan viestisi. Lähetä heille vahvistussähköposti vahvistaaksesi tilauksensa.
6.  Päivitä tilaajaluettelosi säännöllisesti: Poista ei-aktiiviset tai virheelliset sähköpostiosoitteet tilaajaluettelostasi. Tällä tavalla säilytät puhdasta vastaanottajaluetteloa.

Johtopäätös

Sähköpostien lähettäminen, joka ei pääty roskapostiin, voi olla haastavaa, ja valitettavasti se on edelleen sivuston/verkkotunnuksen omistajien vastuulla.

Näistä toiminnoista tulee kuitenkin ratkaisevia, jos liiketoimintaan liittyy intensiivistä sähköpostin käyttöä. Siksi seuraamalla näitä ohjeita ja noudattamalla hyviä sähköpostikäytäntöjä voit parantaa merkittävästi mahdollisuuksiasi, että viestisi toimitetaan onnistuneesti vastaanottajien postilaatikoihin.