Als je twee of drie artikelen hebt gelezen over productiviteitshacks, weet je dat het een prioriteit is om 's ochtends niet De harde realiteit is dat veel mensen dit vaak doen. Uit een onderzoek onder 1.000 Amerikanen bleek dat 55% van de mensen hun e-mail minder dan een uur na het ontwaken controleert .
Helaas is het checken van e-mail geen modeverschijnsel of uitstelmethode; het is voor de meesten van ons een noodzaak. Minder tijd besteden aan het controleren van uw e-mail is echter inderdaad haalbaar en nuttig.
Ik ben bij lange na geen voorbeeld, maar ik heb de tijd die ik besteed aan het controleren van mijn e-mail verminderd door tijdregistratiesoftware te gebruiken, RescueTime . (Hier is geen affiliate-link!) Ik heb niet ingesteld hoeveel tijd ik moet besteden aan het controleren van e-mail, maar ik maak dagelijks een analyse van mijn werktijd en breng de bestede tijd in verband met de urgentie van het antwoord op de e-mails. Het is geen precieze methode, maar voor mij werkt het.
Tips om het meeste uit Gmail te halen
Het verminderen van de tijd die we besteden aan het controleren van e-mail kan een werkende oplossing zijn, maar de topprioriteit is het verbeteren van de manier waarop we e-mail gebruiken. Veel mensen gebruiken Gmail, dus ik heb me geconcentreerd op leuke tips om het meeste uit Gmail te halen. Dit zijn eenvoudige tips die u kunt implementeren en die u zullen helpen productiever te zijn.
Meld u af bij alle andere apparaten
Met Gmail kunt u zich met slechts twee klikken afmelden bij alle andere apparaten. Het is handig als u op gedeelde computers werkt of om veiligheidsredenen. Ga naar je computer, log in op je Gmail-account en scroll naar beneden. Klik op Details onder Laatste accountactiviteit . Er wordt een nieuwe webpagina geopend. Klik op Afmelden bij alle andere Gmail-websessies .
Standaardantwoorden instellen
Deze functie werkt uitstekend voor degenen die dezelfde of soortgelijke berichten naar verschillende mensen sturen. Stel gewoon een paar standaardantwoorden in en u bespaart kostbare tijd. Hier ziet u hoe u het moet doen:
- Ga naar Instellingen > Geavanceerd en schakel Sjablonen .
- Stel vervolgens uw e-mail op, klik op Meer opties en vervolgens op Sjablonen en sla deze op als sjabloon.
- Als u het nieuwe standaardantwoord wilt gebruiken, stelt u een e-mail op, gaat u naar Meer opties en vervolgens naar Sjablonen en kiest u de benodigde sjabloon.
Toegang tot Gmail Offline
Je hebt offline toegang tot Gmail als je Google Chrome gebruikt. Ga naar Instellingen > Offline en vink het vakje naast Offline e-mail inschakelen . De te verzenden e-mails worden opgeslagen in een speciale map Outbox en worden afgeleverd zodra u online gaat.
Stel een persoonlijke handtekening in
Een gepersonaliseerde handtekening is niet specifiek voor Gmail, maar Gmail maakt indruk met zijn implementatiegemak. Ga naar Instellingen > Handtekening en schrijf uw persoonlijke handtekening voor elk e-mailadres dat u gebruikt. Ja, zo eenvoudig is het in te stellen!
Het is geen op gegevens gebaseerd onderzoek, maar ik heb gemerkt dat veel mensen geen persoonlijke handtekening gebruiken. Het is geen vergissing, maar waarom zou u de kans verliezen om uw bedrijfsnaam onder de aandacht van e-mailkijkers te brengen?
Gebruik Smart Compose en Smart Reply
Deze twee functies bevinden zich in de kinderschoenen en er is voldoende ruimte om te groeien. Beide functies zijn afhankelijk van kunstmatige intelligentie, dus verwacht in de toekomst efficiëntere resultaten.
Smart Compose biedt suggesties terwijl u uw e-mails typt. Ik heb bijvoorbeeld vaak de uitdrukking ‘laat me uw mening weten’ in mijn e-mails gebruikt. Nu volstaat het om 'let' te typen, en Smart Compose schrijft de rest van de uitdrukking.
Smart Reply is aanzienlijk gegroeid: het maakt ongeveer 12% uit van de antwoorden in Inbox op mobiel . Smart Reply stelt antwoorden voor op e-mails die u ontvangt. De vooraf gemaakte berichten zijn kort en duidelijk, dus gebruik ze met vertrouwen!
Een e-mail niet meer verzenden
Het ongedaan maken van het verzenden van een e-mail is een zelden gebruikte optie, maar het kan u behoeden voor gênante situaties. Elke keer dat u een e-mail naar een ongewenste ontvanger verzendt, heeft u een paar seconden de tijd om op de magische 'Verzenden' . Schakel deze optie in via Instellingen > Algemeen > Verzenden ongedaan maken .
Plan een e-mail
E-mail is een onopvallend communicatiekanaal: de ontvanger heeft in zijn eigen tempo toegang tot zijn e-mailaccount, zodat de afzender het bericht kan verzenden wat hij maar wil. Dat is het mooie van e-mail! Soms moet een e-mail echter op een specifiek tijdstip of een specifieke datum worden verzonden. Gmail helpt je opnieuw. De planningsoptie is in dit geval goud waard.
Gebruik de vertrouwelijke modus
Gmail is een betrouwbare oplossing, zelfs voor het delen van privégegevens. Beveilig uw privéberichten met de vertrouwelijke modus van Gmail. Stel een vervaldatum in voor privéberichten en een wachtwoord om er toegang toe te krijgen. De ontvanger kan deze berichten niet kopiëren, downloaden, afdrukken of doorsturen.
Voeg e-mails toe aan Google-taken
Deze functie is interessant voor iedereen die het extreem druk heeft en Google Tasks gebruikt. Gmail koppelt een e-mail aan een taak, dus elke keer dat u een bepaalde taak raadpleegt, wordt het bijbehorende bericht weergegeven. In gewoon Engels: uw takenlijst van Google Tasks is gekoppeld aan uw Gmail-account.
Direct afmelden
Veel nieuwsbriefverzenders doen iets vervelends: ze maken de afmeldknop nauwelijks zichtbaar onderaan de e-mail. Het zoeken naar deze knop is irritant en mensen die zich willen afmelden geven vaak op. Gmail stroomlijnt het afmeldingsproces. Met slechts twee klikken kunt u zich afmelden voor e-mails waarin u niet meer geïnteresseerd bent. Open de e-mail en klik op de Afmelden op dezelfde regel als de afzender. Bevestig uw actie en u heeft zich zojuist afgemeld!
Gebruik zoekoperatoren
Mensen met overvolle e-mailaccounts kunnen het moeilijk vinden om naar een bepaalde e-mail te zoeken. Bespaar tijd door de zoekoperatoren te gebruiken (bekijk deze lijst met Gmail-zoekoperatoren ). Gebruik bijvoorbeeld subject:YourKeyword om te zoeken naar e-mails met uw trefwoord in de onderwerpregel. Wilt u af van grote bijlagen? Typ gewoon groter: DesiredSize om de e-mails te vinden met bijlagen die groter zijn dan het opgegeven formaat.
Conclusie
Ik hoop dat je tenminste een of twee van de bovenstaande ideeën nog niet eerder kende en dat mijn suggesties je hebben geholpen meer uit je Gmail-account te halen. Heb jij nog een geheime tip? Wees niet egoïstisch! Deel jouw kleine geheime tip met ons!
Laat een reactie achter